Graduate School, Arts’ retningslinjer for ph.d.-uddannelsen fastslår, at der i forbindelse med halvårsevalueringen, 12 måneder før indskrivningens ophør, arrangeres et thesis-seminar. Dette notat skal læses i sammenhæng med retningslinjerne, hvori rammen for thesis-seminars ved fakultet beskrives.
Det er hovedvejleder, der er ansvarlig for at tage initiativ til planlægning og afholdelse af seminaret i henhold til de retningslinjer, der er opstillet af Graduate School, Arts.
Instituttet (institutledelsen, interne puljer til forskningsprogrammer m.fl.) kan ikke bevilge yderligere midler til afholdelse af seminaret. Hvis en udenlandsk opponent i forvejen er i Danmark i anden anledning (herunder til evt. aktiviteter i et forskningsprogram), er der ikke noget til hinder for, at vedkommende også deltager fysisk i seminaret, da rejse og ophold dermed ikke er en udgift knyttet til thesis-seminaret.
Hovedvejleder skal orientere afdelingssekretæren, når planlægning påbegyndes.
Afdelingssekretærerne står for afregning af dokumenterede afholdte udgifter – enten via faktura i IndFak, afregning i RejsUd eller anvisning af arbejdstimer for danske opponenter eller udbetaling af honorar i REEX til udenlandske opponenter.
Arbejdstimer til interne opponenter indberettes af hovedvejleder til arbejdstid@cc.au.dk og c.c. til den afdelingssekretær, der er ansvarlig for timeregistrering. Timerne indgår i budgettet for seminaret med taksten for eksterne lektorer.