Ny medarbejder

Velkommen på IKK!

Vi er et stort institut med mange hjørner, man skal kende til for at kunne begå sig i dagligdagen. I FAQ'en herunder har vi samlet nogle af de oftest stillede spørgsmål om Institut for Kommunikation og Kultur - med korte svar og links til mere info.

Hvem sidder i ledelsen?

Per Stounbjerg er institutleder. Institutledelsen består herudover af studieleder Lars Kiel Bertelsen og sekretariatsleder Tine Arsinevici samt de 9 afdelingsledere.

Du kan få overblik over den samlede ledelse her

Kontakt institutleder på head.cc@au.dk og studieleder på studieleder@cc.au.dk.

Hvor er instituttet placeret på campus?

Instituttet er fysisk placeret på adresserne:

  • Langelandsgade 139, (Kasernen), bygning 1580, 8000 Aarhus C
  • Jens Chr. Skous Vej 2 (Nobelparken), bygning 1485, 8000 Aarhus C
  • Jens Chr. Skous Vej 4 (Nobelparken), bygning 1481, 8000 Aarhus C
  • Helsingforsgade 14 (Katrinebjerg), bygningerne 5347 og 5335, 8200 Aarhus N

Se et kort over instituttets lokationer her

Hvordan er sekretariatet organiseret?

Institutsekretariatet er organiseret med kontorer på Katrinebjerg, i Nobelparken og på Kasernen og med lokale afdelingssekretærer alle steder. Institutleder, studieleder og det fælles ledelsessekretariat er placeret på Kasernen.

Find en oversigt over sekretariatets medarbejdere her

Hvilke fag og afdelinger er der?

Instituttet består af de ni afdelinger:

  • Afdeling for Litteraturhistorie og Retorik
  • Afdeling for Medievidenskab og Journalistik
  • Afdeling for Digital Design og Informationsvidenskab
  • Afdeling for Engelsk
  • Afdeling for Dramaturgi og Musikvidenskab
  • Afdeling for Nordiske Studier og Oplevelsesøkonomi
  • Afdeling for Lingvistik, Kognitionsvidenskab og Semiotik
  • Afdeling for Tysk og Romanske Sprog
  • Afdeling for Kunsthistorie, Æstetik & Kultur og Museologi 

Læs om instituttets afdelinger og fag her

Hvilke nævn og udvalg findes der?

Institutforum består af VIP (videnskabeligt personale), TAP (teknisk-administrativt personale) og studerende. Det er et centralt rådgivende organ for institutlederen og har til opgave at sikre ideudvikling, kvalitet, gennemsigtighed og legitimitet i alle beslutninger. Forummet skal også være med til at skabe en faglig og social identitet for instituttet.

Forskningsudvalget rådgiver og bistår institutlederen, der som overordnet forskningsleder har ansvaret for instituttets forskningsstrategi og –produktion. Forskningsudvalget ledes af institutlederen og består derudover af: forskningsprogramlederne, lederne af de tre forskeruddannelsesprogrammer samt en repræsentant for hvert af de to tværgående forskningsprogrammer på Arts.

Der er ét studienævn på IKK, og under studienævnet er der for hver afdeling et uddannelsesnævn. Nævnene har ansvaret for den faglige udvikling og kvalitetssikring af instituttets uddannelser. Det er studienævnets forretningsudvalg, som behandler studerendes ansøgninger om merit, forhåndsgodkendelse og dispensationsansøgninger.

Samarbejdsudvalgsorganisationen består af følgende niveauer:

 

Arbejdsmiljøorganisationen består af følgende niveauer:

 

Husudvalgene på IKK består af repræsentanter for VIP, TAP og studerende og drøfter bl.a. indretning og brug af lokaler og fællesarealer. Der er etableret husudvalg på alle instituttets enheder med følgende kontaktpersoner:

Se en oversigt over alle instituttets råd, nævn og udvalg her

Hvordan kontakter jeg kollegaer?

Du kan finde kontaktinfo på alle AU's medarbejdere ved at bruge søgeboksen her

Du kan se IKK's mailinglister ved at åbne adressebogen i Outlook og skrive #CC. Eller find listerne her (Men tænk over nødvendigheden, inden der sendes til fx alle på instituttet eller en lokalitet).

Alle medarbejdere forventes at bruge Outlook-kalenderen til at notere aktiviteter for at gøre mødebooking og eksamensplanlægning nemmere. Find vejledninger til brug af Outlook her

Se skabelon til mailsignatur her

Hvordan får jeg hjælp med computer/IT?

Din afdelingssekretær sørger for at bestille computer og telefon til dig ved ansættelsens start. Hvis du har it-problemer, kan du få hjælp hos Arts IT-support (helpdesk eller telefon) - se kontaktoplysninger her.

Du skal som medarbejder sørge for at gemme dine filer og forskningsdata på dit personlige AU-drev og/eller AU-fællesdrev (hvor du deler dokumenter med andre). På disse drev bliver der lavet backup af dine dokumenter. Kontakt din afdelingssekretær, hvis du er i tvivl om, om du har adgang til de rigtige drev/mapper.

Du kan også kontakte Arts IT-support, hvis du har spørgsmål om drev/fildeling.

 

Du kan læse om informationssikkerhed, hensigtsmæssig backup af filer m.m. på www.au.dk/informationssikkerhed/.

Hvordan registrerer jeg ferie og fravær?

Sygdom og raskmeldinger, omsorgsdage, fri ved barns sygdom og ferie skal registreres hos din lokale afdelingssekretær, som du skal give besked om morgenen ved første fraværsdag og ved raskmelding:

Hvis du skal aflyse undervisning, skal du annoncere det i Blackboard. Ved sygdom over 2 uger skal du orientere din nærmeste leder. Læs mere om sygdom/fravær.

Ved barsel og adoption bør du kontakte din nærmeste leder i god tid. Du kan orientere dig i regler på området her.

Hvor kan jeg annoncere et arrangement eller en nyhed?

Åbne arrangementer annonceres på IKK's eksterne hjemmeside cc.au.dk. Arrangementer og nyheder for medarbejdere annonceres her på medarbejderportalen MIKK og evt. i nyhedsbrevet.

Din afdelings webredaktør kan hjælpe dig med at lægge et arrangement på kalenderen - læs mere og find skabeloner til annoncering af arrangementer og nyheder.

Arts Kommunikation hjælper med bl.a. pressekontakt, konferencesupport og sprogservice - kontakt instituttets kommunikationspartner: Marianne Ester Back.

Hvor kan jeg få hjælp til fx lokalebooking og adgangskort?

Spørg din afdelingssekretær - find kontaktinfo.

Læs om adgangskort her.

Hvis du har brug for at ændre tidspunktet for en enkelt undervisningsgang eller reservere et undervisningslokale til ekstra undervisning (ad hoc reservation), skal du kontakte Arts Studier på lokalebooking.arts@au.dk.   

Hvem kan svare på spørgsmål om løn?

Kontakt lønsagsbehandler-teamet i HR hvis du har spørgsmål til fx din lønudbetaling – find kontaktinfo her.

Hvor kan jeg finde info om uddannelser og studieordninger?

En oversigt over instituttets uddannelser findes her. Du kan desuden se en oversigt over de enkelte kurser, inkl. indholdsbeskrivelse og praktiske oplysninger, som vi udbyder til de studerende i AU Kursuskatalog.

Hvert enkelt kursus er bundet op på en studieordning. Studieordningerne for uddannelserne på IKK finder du her.

Planlægning af undervisning og eksamen sker ved Arts Studier. Alle uddannelser har faste kontaktpersoner i studieadministrationen – find dem her.

Se en oversigt over semestrets undervisning (inkl. lokaler) i Timeplaner.

Du kan finde kontaktinfo på IKK's studieledelse og uddannelseskonsulenter under punktet Uddannelse.

Hvordan booker jeg en rejse?

Du skal ved ansættelsen oprettes i afregningssystemet AURUS. Din afdelingssekretær kan hjælpe med oprettelsen.

Rejser bestilles gennem rejsebureauet Carlson Wagonlit Travel (CWT) eller direkte ved fx flyselskabet. AU har indgået en aftale med CWT, som betyder, at medarbejdere ikke må booke rejser via andre rejsebureauer eller søgetjenester som fx Momondo eller Flybillet.dk. Din afdelingssekretær kan hjælpe dig med at få oprettet en rejseprofil ved CWT. Du skal selv lave dine rejseafregninger, men din afdelingssekretær kan hjælpe dig med at komme godt i gang.

CWT kan kontaktes på telefon 3363 7744 eller au.dk@contact.cwt.com

 

 

Det anbefales, at du anskaffer dig et AU kreditkort i god, tid inden du skal rejse. Du skal også bestille et rejseforsikringskort for at være dækket under rejsen. Bemærk at begge blanketter skal underskrives af institutlederen eller sekretariatslederen – send dem til institutsekretær Mette Kannegaard, e-mail: kannegaard@cc.au.dk.

Hvad skal jeg vide om indkøb og fakturering?

Instituttet stiller en arbejdsplads til din rådighed med telefon og standard it-udstyr. Du kan frit fotokopiere og printe, og der er kontorartikler til rådighed. Har du brug for mindre anskaffelser, kan din lokale afdelingssekretær som regel hjælpe.

Anskaffelse ud over ovennævnte kræver:

  • At du har en ekstern bevilling til at dække dine indkøb.
  • At din institutleder, afdelingsleder eller forskningsprogramleder har bevilget dig midler til formålet.
  • At udgiften skyldes, at du repræsenterer instituttet i officiel sammenhæng, og institutlederen derfor har bevilget penge til formålet (skriv til head.cc@au.dk).

Hvis du foretager et indkøb på vegne af Aarhus Universitet, skal du altid overholde de gældende indkøbsaftaler samt regler for repræsentation og forplejning m.v. Også ved eksterne bevillinger skal AU’s indkøbspolitik og regler for forplejning og repræsentation overholdes.

Indkøbsaftaler gælder, uanset om der faktureres direkte til Aarhus Universitet, eller om du selv betaler i første omgang og efterfølgende får dit udlæg refunderet. 

AURUS

Hvis du foretager indkøb ved selv at lægge ud eller ved brug af AU-kreditkort, skal der efterfølgende afregnes i AURUS. Se hvordan du bliver oprettet her.

Elektronisk faktureringssystem (IndFak2)

Ved indkøb fra danske virksomheder modtager AU kun elektroniske fakturaer gennem EAN.

Når du foretager et indkøb, skal du derfor bede leverandøren om at sende regningen til instituttets EAN-nr.: 5798000418363 og angive din lokale afdelingssekretærs navn på fakturaen. Fakturaen vil derefter gå til den rigtige person i IndFak2. Samtidig med bestillingen bedes du orientere afdelingssekretæren via mail.

Indkøb fra udenlandske leverandører aftales med den lokale afdelingssekretær.


54848 / i29