Besøg af ekstern gæst med UDENLANDSK bopæl


Information om processen

  
BEMÆRK: Skal en gæst bosat i udlandet have overført penge til en dansk NemKonto, så benyt vejledning og formular for gæster med dansk bopæl, som du finder ved at gå tilbage til forsiden.

Her finder du svar på diverse spørgsmål ifm. besøg af eksterne gæster med udenlandsk bopæl, som skal aflønnes og/eller have refunderet rejseudgifter.

Når du har udfyldt formularen (som du vælger ud fra, hvilket sekretariat, du tilhører) med de ønskede oplysninger, tager sekretariatet kontakt til gæsten og sikrer resten af detaljerne. Se i højremargin ►►►

I de nedenstående afsnit kan du finde yderligere og mere detaljerede informationer om processen og se, hvem der gør hvad og har ansvaret for det.

Skriftlig godkendelse af besøget/aftalen

Det er en betingelse, at din afdelingsleder eller bevillingshaver godkender aftalen eller besøget. Når du udfylder formularen, beder vi dig derfor vedhæfte evt. mail eller andet, hvor aftalen er godkendt. Husk at informere din afdelingsleder om alle relevante udgifter forbundet med aftalen (skal rejse fra/til, skal have x antal overnatninger etc.).

Er aftalen relateret til et thesis seminar, udfyldes formularen til budgetoversigten og læs retningslinjerne, inden du udfylder budgetskemaet.

Du finder hele rammeaftalen her.

►►► VIP sikrer, at en afdelingsleder/bevillingshaver skriftligt har godkendt aftalen.


Program eller en beskrivelse af aftalen/arrangementet

Det er en betingelse, at vi har en beskrivelse af aftalen, et program eller lignende med den eksterne gæst. Når du udfylder formularen, beder vi dig derfor vedhæfte evt. mail med anledning, hvor en beskrivelse af aftalen fremgår. Det er vigtigt, at du som ansvarlig har husket at tage stilling til alle potentielle udgifter ifm. aftalen (transport etc.).

►►► VIP sikrer, at der foreligger et program og/eller beskrivelse af aftalen.


Rejser & aflønning

  • Den udenlandske gæsteforelæser skal selv booke rejsen.
  • Ved flyrejser skal der bookes direkte ved flyselskab og ikke benyttes rejsebureau.
  • AU dækker kun rejser på standard/økonomiklasse og aldrig rejseforsikringer.
  • Der skal som udgangspunkt altid benyttes offentlige transportmidler. Taxa bør kun benyttes ifm. transport over kortere afstande, og hvor offentlige transportmidler er særligt belastende fx, hvis en rejse starter meget tidligt, slutter meget sent eller varigheden forlænges markant.
  • Hvis gæsten ønsker hurtig refusion af sine rejseudgifter, skal gæsten sende information om beløbet på udgiften til den relevante postkasse nedenfor. Sekretariatet genererer et link, som de sender til gæsten, så snart rejseudgiften er betalt og kan dokumenteres. 
  • Sekretariatet sørger for at generere et link fra Aarhus Universitets afregningssystem (REEX), som vi sender til den udenlandske gæsteforelæser.
  • Afregningen sker direkte mellem Rejsegruppen/Lønkontoret og gæsteforelæser.
     

►►► Sekretariatet sender REEX-linket til gæsten, når de har informationer fra VIP via formularen. Efterfølgende kontrolleres i nogle tilfælde gæstens indtastninger i REEX, inden oplysningerne går videre til Rejsegruppen/Lønkontoret.


Donationer (i stedet for løn)

Det er desværre ikke muligt at donere løn til velgørenhedsorganisationer eller lignende.


Fakturering via gæstens eget firma

Momsregistreret firma i udlandet

Faktura sendes pr. mail til værten med kopi til sekretariatet på følgende adresser: 

►►► Sekretariatet tager kontakt til gæsten og informerer om faktureringsoplysninger og sør​ger dernæst for at få fakturaen igennem til vores IndFak og godkender den her til betaling.

 

Fakturaer

- Fakturaer skal sendes til en af følgende adresser - afhængigt af lokation

- Udenlandske fakturaer skal indeholde følgende informationer:

  • Fakturanummer
  • Beskrivelse af aftalen
  • Firmanavn
  • VAT.nr. (momsnr.)
  • Adresse
  • Navn på kontaktperson 
  • Mail på kontaktperson

Bankinformation

  • Navn på bank
  • Adresse på bank
  • Registreringsnummer
  • Kontonummer
  • BIC/SWIFT
  • IBAN-nummer
  • Routing-nummer (kun USA)

Journalisering i Workzone

Ifølge gældende retningslinjer skal godkendelsen af aftalen og evt. programmet journaliseres i Workzone. Sagen vil typisk være en samlesag for hele afdelingen.

  • Rejseudgifter skal ikke journaliseres.
     

►►► Sekretariatet journaliserer aftalen og programmet i Workzone.