WORKZONE - Institut for Kommunikation & Kultur

Workzone er AU's journaliseringssystem, der skal understøtte vidensdeling på tværs af organisationen og sikre vores journaliseringsforpligtelser. Alle medarbejdere har et ansvar for at sikre dette.

FOR VIP

Opret sag


På IKK har vi etableret en gruppe af administrative medarbejdere, som alle er trænet i Workzone og kan hjælpe dig med at oprette en sag. For at sikre, at alle oplysninger er med fra starten, bedes du udfylde denne formular. Vi sender dig et link til sagen, når vi har oprettet den.  

Retningslinjer


Hvad er mit ansvar?

  • Som VIP eller afdelingsleder er det dit ansvar at sørge for, at relevante dokumenter og korrespondance journaliseres i Workzone i henhold til gældende lovgivning.
  • Når en sag er oprettet med hjælp fra TAP-supporten, er det dig, der skal journalisere mails, dokumenter og evt. efterfølgende notater fra samtaler eller anden korrespondance på den pågældende sag via din mailboks.
  • Når en sag er afsluttet, er det dig, der skal bede TAP-supporten om at lukke sagen.

Hvad skal jeg journalisere?

Listen er ikke udtømmende. For yderligere vejledning prøv disse checkspørgsmål.

Sag
Hvad skal journaliseres
Besøg af eksterne parter
Program, aftale om besøg, relevant korrespondance i forbindelse med besøg
Databehandleraftaler
Kontrakter og relevant korrespondance, databehandleraftaler, videregivelseserklæringer
Forskningsansøgninger til fonde, legater, priser
Ansøgninger, indstillinger, sagsbehandling og afgørelse
Forskningsprojekter med ekstern finansiering
Bevillingsskrivelse, ansøgning, budget, godkendelse af ændringer fra bevillingsgiver, afrapporteringer, budgetændringer, relevant korrespondance
Samarbejdsaftaler med eksterne parter
Aftaler, kontrakter (udkast og endelig version), relevant korrespondance
Kontrakter om indkøb eller lån af udstyr
Kontrakt og relevant korrespondance
Deltagelse i formelle danske råd og udvalg
Indstillinger, dagsordener, bilag, referat, relevant korrespondance
Deltagelse i internationale udvalg, medlemskaber og netværk
Indstillinger, dagsordener, bilag, referat, relevant korrespondance
Henvendelser fra myndigheder
Indgående mails, besvarelse af henvendelser
Henvendelser fra virksomheder, organisationer og privatpersoner
Indgående mails, besvarelse af henvendelser
Konferencer organiseret af AU
Aftaler med oplægsholdere, budgetter, program, afrapportering

Vejledninger


Gem mail fra Outlook til Workzone

  • Gem indgående eller eksisterende mail på sag fra Outlook - Video | Instruktion
  • Gem udgående mail på sag fra Outlook - Instruktion
  • Gem flere mails samtidig - Instruktion

Oprettelse og lukning af sag - hvordan?

Oprettelse af en sag

  1. Benyt denne formular, som sikrer, at vi har alle oplysninger, der skal bruges for at oprette en sag til dig. Alternativt kan du kontakte vores mailboks: workzonesupport@cc.au.dk eller en fra vores IKK TAP-support.
  2. Når du har udfyldt formularen og sendt den afsted, opretter vi en sag til dig i systemet.
  3. Vi sender dig en mail med link til sagen, men du skal egentlig ikke bruge linket. Det er blot en bekræftelse på, at du nu vil kunne finde sagen fra din knap i Outlook.
  4. Du kan nu hurtigt gemme korrespondance og dokumenter via Outlook på sagen.

Lukning af sag

  1. Sagen, projektet, opgaven er afsluttet.
  2. Skriv til os og bed os om at lukke sagen.

Support


Skriv til workzonesupport@cc.au.dk eller kontakt en fra IKK's TAP-support for hjælp.

FOR TAP

Opret sag


Før du starter

Håndter en sag

  • Følg gerne alle trin i en sagsoprettelse på IKK - se vejledning længere nede i denne kolonne 'Retningslinjer/Feltudfyldning ved sagsoprettelse'

Afslut en sag

Retningslinjer


Feltudfyldning ved sagsoprettelse

Der er følgende krav til felter, der skal udfyldes ved sagsoprettelse:

  • Sag - vælg Emnesag
  • Titel - alle sager skal starte med 'IKK'
  • Sagsgruppe - se sagsoversigt for hjælp
  • Standard dokumentklassifikation - se AU's vejledning
  • Planlagt afslutningsdato - kendes den ikke, brug sidste dag i et år
  • Parter - ved eksterne projekter skal parter tilføjes - se Arts vejledning

Følgende øvrige felter bør man være opmærksom på ved sagsoprettelse:

  • Sagsbehandler - bør være den ansvarlige for sagen eller opgaven
  • Ansvarlig enhed - er oftest den enhed, som sagsbehandleren tilhører
  • Sagstekst - detaljer om sagen kan være en stor hjælp ved fremtidige søgninger
  • Læseadgang - adgang til sagen kan begrænses ved valg af særlige enheder, indblik eller personer
  • Projektnummer - ved eksterne projektbevillinger tilføjes dette

Roller & ansvar

Alle AUs ansatte er omfattet af journaliseringspligt, og som medarbejder skal du derfor journalisere alle dokumenter, breve, ind- og udgående mails, notater, mødereferater, telefonnotater osv., der vedrører AUs interne virke såvel som eksterne samarbejder.

Lovmæssigt er AU som statslig arbejdsplads, som enhver anden offentlig myndighed, forpligtiget til at kunne dokumentere, at man arbejder og træffer afgørelser ud fra principperne om god forvaltningsskik samt at universitetets midler og opgaver forvaltes korrekt.      

Med andre ord, er det dit ansvar at sørge for, at relevante dokumenter og korrespondance inden for dit arbejdsområde journaliseres i Workzone.

  • Roller & ansvar - TAP-support
  • Roller & ansvar - Superbruger

Vejledninger


Søg efter en sag

Søgning efter sager og dokumenter kræver et par tips for at virke.

  • TIP 1
    Når du søger efter en sag, så brug ikke fritekstfeltet. Brug i stedet titelfeltet.
  • TIP 2
    Brug som minimum søgeoperatorerne (asterisk * og cirkumfleks ^) - se søgeoperatorer
  • TIP 3
    Jo mere præcis, du kan være i din søgning, jo større chance for succes fx ved at udfylde flere af sagens felter.
  • TIP 4
    Når du søger efter et dokument, kan du godt benytte fritekstfeltet. Her gælder samme søgetips som beskrevet for sager.

Fejlmeldinger og kendte fejl

Dashboard og påmindelser

Find flere vejledninger

Du kan finde et stort antal vejledninger - både instruktioner og videotutorials på HR-IT's hjemmeside fx:

FAQ | Quickguide | Del en sag eller dokumenter

Registreringspraksis for institutsekretariater


Se eksempler på dokumenter, som AU ønsker skal eller ikke skal journaliseres.

NYTTIG VIDEN FOR ALLE

Support & spørgsmål


Skriv til workzonesupport@cc.au.dk eller kontakt en fra vores TAP-support for at få hjælp.

Lovgivning, sikkerhed & registreringspraksis

Se denne video (10:55 min.) om AU's retningslinjer for journalisering i Workzone


Adgangsrettigheder


Som udgangspunkt oprettes sager med læseadgang for hele IKK, Arts eller uden adgangsbegrænsning. Det er dog muligt at begrænse adgang til både sager og dokumenter. 

Ny bruger


Hvad er Workzone?

Workzone er AU's elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem, som bl.a. sikrer, at AU lever op til sine journaliseringsforpligtelser iht. lovgivningen.

Formålet er desuden, at:

  • sikre fælles grundlag for registreringspraksis på tværs af AU
  • sikre fælles datagrundlag- og kvalitet
  • sikre et fælles grundlag for videre digital understøttelse og vidensdeling på tværs af organisationen

Se videoen på denne side.

Læs mere om dit journaliseringsansvar i den blå midtersektion på siden under 'Retningslinjer/Roller & ansvar'.

Hvordan får jeg adgang?

  1. Du får adgang ved at oprette en sag ved HR-IT på denne side: https://support.au.dk
  2. Når du har fået adgang, kontakter du en superbruger ved IKK. Vi samler løbende op til miniwebinars eller sidemandsoplæring for nye brugere.  
  3. Her finder du HR-ITs instruktion til nye brugere.