Herunder finder du spørgsmål og svar på mange af de spørgsmål, der er blevet stillet af VIP ifm. vores introduktionswebinars samt nogle få generelle spørgsmål.
Finder du ikke svar på dit spørgsmål, er du velkomment til at kontakte os på workzonesupport@cc.au.dk.
Henvendelser om aktindsigt sker oftest til dekansekretariatet. Modtager du som VIP en henvendelse med et ønske om aktindsigt, så kontakt venligst sekretariatsleder, Tine Arsinevici.
Alt kan potentielt blive et emne for aktindsigt – ofte handler spørgsmålene om ledelseslønninger, repræsentationsudgifter, forvaltning af specifikke puljemidler, samarbejdsrelationer, forskningsområder med offentlighedens bevågenhed m.m.
Korrespondance med eksterne parter i et forskningsprojekt skal journaliseres i de tilfælde, hvor kommunikationen har betydning for rammen for projektet. Fx hvis der er afklarende spørgsmål til arbejde og/eller arbejdsdelingen eller andre væsentlige ændringer. Det samme gælder ift. bevillingsgiver.
Hvis korrespondancen eller sagsbehandlingen sker i et godkendt AU-system, sikres informationen deri. Hvis der er tale om et eksternt system, anbefales det at journalisere, hvis du finder informationen væsentlig. Gå evt. i dialog med det den eksterne part om ansvaret.
Alle forskningssager på IKK oprettes med begrænset adgang, som er:
Det anbefales at adskille privat og professionel korrespondance, da det fx ifm. aktindsigt vil gøre det meget mere besværligt at skulle fremstille dokumentationen.
Det må forudsættes almindelig kendt, at offentlige myndigheder har journaliseringspligt. Dog vil det fx ifm. aftaler med samarbejdspartnere være god skik at informere vedkommende.
Forskning er de resultater og data, forskningen afføder. Administrationen er den sagsbehandling fx aftale, samarbejdsaftaler, rammer for forskningen, som foregår ifm. forskningen. En del af denne dokumentation journaliseres i Workzone af andre enheder på AU. Se denne vejledning. Det kan dog i nogle tilfælde være hensigtsmæssigt at journalisere dokumentation på din egen sag i Workzone for at have dokumentationen samlet og have let adgang til materialet.
Se AU's retningslinjer for opbevaring af forskningsdata her. Der er en løsning på vej til løsning af dette (ERDA), som forventes udrullet i 2022-2023.
Som projektejer/-leder er du sagsbehandler og har journaliseringsansvaret. Du kan godt aftale en arbejdsdeling om journaliseringsansvaret med andre fx postdoc og ph.d.-studerende, som arbejder på projektet, men være opmærksom på, at du journaliserer fra din mailboks, som kun du har adgang til. Blandt andet af samme grund kan TAP-supporten ikke journalisere for dig.
Nej, der er her tale om faktisk forvaltning. Det kan dog være hensigtsmæssigt at journalisere materiale ift. vidensdeling.
Den dokumentation, der ligger i MyPhD, er der ikke pligt til at gemme i Workzone. Men ph.d.-studerende har på lige fod med øvrige AU-medarbejdere ansvar for at kende og benytte AU's retningslinjer for journalisering fx henvendelser fra journalister, henvendelser om aktindsigt m.m. Find vejledning her:
Hvis kommunikationen sker i et godkendt AU-system, sikres informationen deri. Hvis der er tale om et eksternt system, anbefales det at journalisere, hvis du finder information væsentlig. Gå evt. i dialog med det den eksterne part om ansvaret.
Alle kan søge om adgang i forhold til ovenstående frister. Der er som standard en tilgængelighedsfrist på 20 år – med individuelle frister afhængigt af arkivmaterialets art op til 250 år – se: https://www.sa.dk/da/brug-arkivet/bestil-arkivalier/tilgaengelighedsfrister-paa-arkivalier/
Dokumenter skal journaliseres i deres endelige version.
Ombudsmanden skriver således om journalisering i sin myndighedsguide:
"Forvaltningsmyndigheder har journaliseringspligt. Pligten gælder for dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en myndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med myndighedens virksomhed. Journaliseringspligten gælder dog kun for dokumenter, der har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Også interne dokumenter i endelig form er omfattet.
Reglerne om journalisering findes i offentlighedslovens §15.
Formålet med journalisering er bl.a. at understøtte adgangen til aktindsigt og at sikre nødvendig dokumentation i de enkelte sager. Korrekt journalisering giver desuden overblik over sagens dokumenter, letter sagsbehandlingen og understøtter kvalitet og effektivitet i myndighedens sagsbehandling.
Mangelfuld journalisering indebærer risiko for, at myndigheden skal bruge ekstra ressourcer f.eks. på at genskabe bortkomne eller slettede dokumenter. Samtidig forringer det sagsbehandlingen og borgernes retssikkerhed."
(Kilde: Folketingets Ombudsmand/Myndighedsguiden/Generel forvaltningsret/Journalisering)
Nej, journaliserede dokumenter/mails akteres og låses dermed for videre redigering, når de gemmes via Outlook, men du kan godt ændre i sagens grunddata fx titel, sagsansvarlig, parter m.fl. Hvis du ønsker at ændre i sagens grunddata, kan du kontakte TAP-support på din lokation.
Som udgangspunkt kan du heller ikke slette journaliseret materiale, men hvis du fx fejlagtigt har journaliseret den samme mail to gange, kan du kontakte en superbruger (kun superbrugere kan slette) og bede om at få materialet slettet. Det vil dog kræve en rigtig god begrundelse.
Sagsbehandler er den benævnelse i systemet, der benyttes i Workzone om den ansvarlige for sagen. For VIP's vedkommende vil det være det samme som at være projektejer/-leder eller ansvarlig for opgaven. Udførelsen af opgaven kan tildeles en anden, som også tildeles adgang, men sagen skal have en ansvarlig person, så det til enhver tid er klart, hvem man skal henvende sig til fx ifm. en aktindsigt.
Når der ikke længere er aktivitet på projektet eller opgaven, skal sagen lukkes. Det er sagsbehandlerens at lukke sagen. Det gøres ved at give den lokale TAP-support besked om, at sagen skal lukkes. Alle sager får ved oprettelse påført en forventet dato for afslutning. De lukkes dog ikke uden, at sagsbehandleren informeres.
Parter på en sag vil for VIP på IKK oftest være eksterne kontakter/samarbejdspartnere. Hvis sagen involverer parter, der ikke er ansat på AU (eksterne relationer/samarbejdspartnere), skal der tilknyttes en såkaldt part på sagen. Som eksempel, når et forskningsprojekt har en ekstern part (virksomhed/fond etc.) som bevillingsgiver, skal have dennes data tilknyttes til sagen. Det betyder ikke, at denne part får adgang til sagen, blot at denne information gemmes i Workzone på AU. VIP vil ifm. udfyldelse af formularen til oprettelse af en sag blive spurgt til, hvorvidt der er en part på sagen.
Et andet eksempel på en ekstern part kan være journalister, samarbejdsparter på andre universiteter eller myndigheder.
Parter kan sagtens tilføjes til sagen efter oprettelse.
Vi har på IKK besluttet, at vi klassificerer alle forskningsrelaterede sager med den højeste sikkerhed dvs. personfølsomt. Dermed undgår vi at skulle ændre sagernes klassifikation undervejs.
For at kunne langtidsbevare dokumenter i Rigsarkivet, er kun følgende filtyper tilladte og understøttet i ESDH-systemet
Øvrige dokumenter skal gemmes som en af disse filtyper.
Følgende filtyper er ikke tilladte i systemet:
Sager (forskningssager undtaget) vedrørende eksterne relationer og øvrige er tilgængelige for alle ansatte på IKK (enhed 1817).
Vær opmærksom på, at det kun er tilladt at tilgå sager, der er relevante i en arbejdsmæssig sammenhæng. Da systemet logges, skal AU-medarbejdere således kunne begrunde, hvilken relevans sagen har haft i relation til deres opgaver.
Hvis en medarbejder uberettiget læser sager uden relevans for sine arbejdsopgaver, vil dette være forbundet med et tjenstligt ansvar og kan udløse en disciplinærsag.
Ved oprettelse kan VIP bede om, at sagen begrænses yderligere.
Via Outlook vises der en mulighed for at oprette sager direkte i dropdown-menuen. VIP skal ikke oprette sager via denne funktion, da man skal kende systemet grundigt før denne funktion kan benyttes. VIP er altid velkommen til at deltage i systemtræning for TAP, hvis man ønsker at lære systemet at kende. Ellers bedes VIP anvende de formularer, vi har gjort tilgængelige. Når de udfyldes, oprettes sagerne af TAP-support, som er trænet i systemet.
For Mac-brugere - journalisering direkte fra Outlook med ny applikation Workzone365
Det har længe kun været muligt for Mac-brugere at journalisere via et fjernskrivebord. Det er dog fra efteråret 2022 blevet muligt at få installeret en applikation, så der kan journaliseres direkte fra Outlook på en Mac uden fjerneskrivebordet (VM Horizon Client). Appen installeres på alle eksisterende MAC-computere i foråret 2023, og vi forventer løbende at sikre, at alle nye Mac-brugere får appen installeret. Har du som Mac-bruger ikke denne applikation, men ønsker at få den installeret, bedes du kontakte workzonesupport@cc.au.dk. Det anbefales som Mac-bruger at benytte Safari som browser.
For MAC-brugere - journalisering med fjernskrivebord VM Horizon Client
Du kan tilgå Workzone webklient i Google Chrome, via dette link: https://workzone.uni.au.dk/app/client/. Bemærk, at ikke alle funktioner virker på Mac’s styresystem, f.eks. integrationen til Office-programmerne - som det gør i Workzone365 beskrevet ovenfor.
Hvis du har brug for at kunne arbejde med Workzone fra Office-programmer, herunder Outlook, så opret en sag til HR Data og Digitalisering på support.au.dk, som vil tildele dig en adgang via en Horizon Client, der giver dig et fjernskrivebord til en Virtuel Windows 10 maskine. Denne adgang må kun bruges til journalisering i Workzone.
TAP-supporten er behjælpelig med at oprette sager for VIP, men eftersom korrespondance foregår i VIP's egne mailsystemer, er det kun VIP selv, der kan journalisere relevant dokumentation og notater på de tilhørende sager via Outlook.