VIP - Hvad skal jeg journalisere?

Eksempler på sager og dokumenter, der skal journaliseres

Spørg dig selv...


Arbejder jeg med en opgave, en sag eller et projekt, som...

  • er juridisk bindende så som aftaler og tilhørende korrespondance/notater/sagsbehandling, dvs. en behandling af en sag, hvor der senere kan ønskes aktindsigt eller kan udløse en klage?
  • betyder, at jeg selv eller andre senere skal træffe beslutninger eller afgørelser, fx ansøgning om midler, planlægning af forskningsprojekter, godkendelse af regel, strategi, politik, fastlæggelse af en arbejdsgang eller interne regler og procedurer?
  • indeholder informationer, som bør gemmes for eftertiden, fx dagsorden, referater og andet mødemateriale fra bl.a. ledelsesmøder, LSU, arbejdsmiljøudvalg, institutforum, væsentlige arbejdsgrupper og udvalg nedsat af ledelsen?
  • indeholder dokumenter eller viden, som jeg ikke vil miste, eller som det vil være tidskrævende eller næsten umuligt at rekonstruere, og som kunne være relevant for mine kolleger eller mig selv i fremtiden?

Eksempler kunne være:

  • Dagsordener, bilag og referat fra møder i formelle organer
  • Korrespondance omkring en formel aftale eller forskningsansøgning eller som leder frem til en beslutning/afgørelse eller som har relevans for sagen
  • Interne dokumenter, som foreligger i endelig form
  • Sager af særlig eller principiel karakter samt sagsfremstillinger og tilhørende bilag, som har været forelagt et styrende organ fx studienævn
  • Samarbejdsaftaler med eksterne kontakter, myndigheder, andre universiteter/forskningsinstitutter, interesseorganisationer, samarbejde med erhvervsvirksomheder og andre organisationer, som består af fx udkast til eksterne aftaler af enhver art, forhandlinger, kontrakter eller lignende?
  • Kontraktlignende forhold f.eks. ifm. indkøb, udlån af udstyr eller analysearbejde?
  • Tilladelse eller godkendelse fra offentlige myndigheder?

 


Er svaret ja? Så skal du journalisere i Workzone.


Her finder du eksempler på sager, som VIP håndterer, og som skal journaliseres.


AU-opslagsværk

I dette AU-opslagsværk findes der flere eksempler på sager, der skal journaliseres. Listen er relevant for både TAP og VIP.

Listen er ikke udtømmende.

VIP-journalisering i Workzone   Eksempler på, hvad der skal journaliseres

Besøg af eksterne parter

  • Dialog med udenlandske ph.d.-studerende (når aftale foreligger)
  • Gæsteprofessorater
  • Mobilitetsansøgning
  • Forskningsprogrammer og centre (aktivitetsplaner)

Databehandleraftaler

  • Baggrundsmateriale, der udleveres til informanter
  • Selve aftalen
  • Datavideregivelse til fx andre universiteter

Forskningsprojekter med ekstern finansiering*

  • Fx AUFF, FKK, EU, Carlsberg m.fl.
(Når det involverer eksterne samarbejdsaftaler, anbefales det at journalisere det meste korrespondance helt fra opstart af samarbejdet.)

Samarbejdsaftaler

  • Samarbejdsaftaler fx forskningssamarbejder

(Når det involverer eksterne samarbejdsaftaler, opfordres der til at journalisere eksempelvis den forventningsafstemmende korrespondance.)

Kontrakter om indkøb og udlån af udstyr

  • Udstyr til bl.a. forskning

Deltagelse i formelle danske råd og udvalg samt internationale udvalg, medlemskaber og netværk

  • Relevant korrespondance
  • Indstillinger, dagsordener, bilag, referat**

(For AU’s interne råd og udvalg vil der typisk være en formand eller sekretær, der journaliserer.)  

Henvendelser fra eksterne aktører såsom myndigheder, virksomheder, organisationer og privatpersoner

  • Indgående mails, bevarelse og henvendelser

Konferencer arrangeret af AU

  • Event, konferencer, hvor AU er vært både på og uden for campus.

*Forskningsansøgninger til fonde, legater og indstillinger journaliseres af IKK’s forskningskonsulent, Pernille Roholt.

Desuden journaliseres der i AU’s projekt- og økonomiafdelinger flere dokumenter. Vi arbejder i øjeblikket på at kortlægge, hvad andre administrative enheder gemmer (19-08-2021). Vi forventer løbende opdatering.

**For øvrige danske (eksterne) som internationale, hvor man deltager i kraft af sin ansættelse på AU, bør de nævnte dokumenter journaliseres.

Stadig i tvivl? Kontakt os.

Kontakt os, og vi vil forsøge at hjælpe.

Generelt kan du dog sagtens gemme, hvad du selv finder relevant. Det er bedre at gemme end at lade være, så længe du er opmærksom på lovgivningen.