• er juridisk bindende så som aftaler og tilhørende korrespondance/notater/sagsbehandling, dvs. en behandling af en sag, hvor der senere kan ønskes aktindsigt eller kan udløse en klage?

• betyder, at jeg selv eller andre senere skal træffe beslutninger eller afgørelser, fx ansøgning om midler, planlægning af forskningsprojekter, godkendelse af regel, strategi, politik, fastlæggelse af en arbejdsgang eller interne regler og procedurer?

• indeholder informationer, som bør gemmes for eftertiden, fx dagsorden, referater og andet mødemateriale fra bl.a. ledelsesmøder, LSU, arbejdsmiljøudvalg, institutforum, væsentlige arbejdsgrupper og udvalg nedsat af ledelsen?

• indeholder dokumenter eller viden, som jeg ikke vil miste, eller som det vil være tidskrævende eller næsten umuligt at rekonstruere, og som kunne være relevant for mine kolleger eller mig selv i fremtiden?

Eksempler kunne være:

• Dagsordener, bilag og referat fra møder i formelle organer

• Korrespondance omkring en formel aftale eller forskningsansøgning eller som leder frem til en beslutning/afgørelse eller som har relevans for sagen

• Interne dokumenter, som foreligger i endelig form

• Sager af særlig eller principiel karakter samt sagsfremstillinger og tilhørende bilag, som har været forelagt et styrende organ fx studienævn

• Samarbejdsaftaler med eksterne kontakter, myndigheder, andre universiteter/forskningsinstitutter, interesseorganisationer, samarbejde med erhvervsvirksomheder og andre organisationer, som består af fx udkast til eksterne aftaler af enhver art, forhandlinger, kontrakter eller lignende?

• Kontraktlignende forhold f.eks. ifm. indkøb, udlån af udstyr eller analysearbejde?

• Tilladelse eller godkendelse fra offentlige myndigheder?