Registreringspraksis for VIP på IKK

Om tabellen

Forstå tabellen

  • Vi har kun udvalgt de områder, som er relevante for VIP på IKK. Der stilles fra AU's side krav om journalisering af mange andre administrative dokumenter, som ikke er medtaget her. Listen er derfor absolut ikke udtømmende. Se denne liste, som er AU's krav til journalisering.
  • For nogle dokumenter er der et krav om, at de skal gemmes, men ikke journaliseres i Workzone. Dvs. der er ikke et krav om journalisering i Workzone, men dog et krav om, at materialet opbevares et andet sted fx fysisk og muligvis aflåst fx noter til MUS-samtaler.
  • De valgte emner/dokumenttyper er baseret på spørgsmål fra VIP'er ifm. udrulning af Workzone. Derfor er der både ja- og nej-svar. Disse indikerer, hvorvidt der er et journaliseringskrav i Workzone, men bemærk i den efterfølgende kolonne, om det er VIP eller andre, der har journaliseringsansvaret.

Søg og sorter

  • Tabellens søgefunktion søger på alle ord i arket.
  • Ved at klikke på overskrifterne i første række, sorteres den valgte kolonne alfabetisk, så kan du fx gruppere alle JA'er. 

Spørg

Opgave/typiske dokumenter Skal journaliseres i Workzone Eksempler/relevans Ansvar for journalisering i Workzone
Noter fra eksamen inkl. specialebedømmelser NEJ Noter skal opbevares mindst et år efter gældende retningslinjer, og herudover indtil en eventuel klagesag er afsluttet. Efter udløbet af den periode, hvor du skal opbevare eksamensbesvarelserne samt dine egne noter, skal eksamensbesvarelserne og noterne destrueres. Intet
Opbevaring af eksamensbesvarelser NEJ Besvarelser skal opbevares efter gældende retningslinjer (vær opmærksom på GDPR), da de kan indeholde fortrolige personoplysninger. Intet
Optagelsesprøver af studerende/bedømmelse af ansøgere JA Noter skal opbevares mindst et år efter gældende retningslinjer, og herudover indtil en eventuel klagesag er afsluttet. Efter udløbet af den periode, hvor du skal opbevare eksamensbesvarelserne samt dine egne noter, skal eksamensbesvarelserne og noterne destrueres. Arts Studier
Noter fra ph.d.-bedømmelser JA Alt i forbindelse med bedømmelser håndteres af ph.d.-skolen og journaliseres i MyPhD.
Hvis der er notater eller korrespondance af særlig vigtighed for en forsker i en bedømmelse, så kan han/hun rette henvendelse til ph.d.-skolen og bede dem journalisere korrespondancen på den konkrete sag.
Ph.d.-skolen
Eksamens- og plagiatsager JA Journaliseres af fællesadministrationen. VIP bør dele relevant korrespondance med Arts Studier. Arts Studier
Censorvirksomhed uden om universiteternes censorkorps NEJ Ekstern censorvirksomhed opfattes som bibeskæftigelse. VIP
Forskningsansøgninger med ekstern finansiering, der opnår bevilling JA Relevant korrespondance og afrapportering journaliseres af projektejer. Bevillingsskrivelse, endelig ansøgning, budget, budgetændringer, godkendelse af ændringer fra bevillingsgiver samt økonomisk afrapportering journaliseres af Arts Økonomi Projektejer, Arts/BSS Økonomi
Forskningsansøgninger, der ikke opnår bevilling JA Ansøgning og relevant korrespondance Projektejer, Arts/BSS Økonomi
Samfinansieret og rekvireret forskning samt myndighedsbetjening JA Relevant korrespondance og afrapportering journaliseres af projektejer. Endelig ansøgning, budget, budgetændringer, godkendelse af ændringer fra partneren eller myndigheden samt økonomisk afrapportering journaliseres af Arts Økonomi. Projektejer, Arts/BSS Økonomi
Fagligt, redaktionelt arbejde NEJ Der er tale om faktisk forvaltning, som ikke er journaliseringspligtigt. Det kan fx være som redaktør på et tidsskrift. Intet
Fagfællebedømmelser/peer reviews NEJ Forskningsdokumentation herunder peer reviewkommentarer, fagfællebedømmelser. Intet
Aftaler med forlag om udgivelse af bøger, monografier og artikler JA Vær særlig opmærksom på aftalestof i forhold til levering af bestemte ydelser til bestemte tidspunkter, honorarer m.v. VIP
Medforfattererklæringer ved samskrivning med andre JA Erklæringen VIP
Journalisering af PURE-registreringer NEJ Gemmes i PURE. Intet
Informantaftaler (interviews m.m.) NEJ Betragtes som forskningsdata og skal som sådan behandles efter gældende retningslinjer. Intet
Persondata fra forskning (følsomme GDPR-oplysninger) NEJ Registreres i AU-fortegnelse og håndteres efter AU-retningslinjer ift. bl.a. respondenter Intet
AU-konferencer, seminarer, forskningsseminarer og workshops afholdt på campus eller andetsteds med AU som arrangør JA Ved arrangementer journaliseres program og deltagerliste, regnskab og evt. afrapportering til ekstern bevillingsgiver samt aftaler og korrespondance med eksterne oplægsholdere. Har Arts Kommunikation assisteret, kontakt da dem for nærmere aftale om journaliseringsansvar (>40 deltagere). VIP eller Arts Kommunikation
Mediekontakt/henvendelser fra journalister JA En gråzone, hvor det ofte må bero på et skøn.
Det kunne fx være et afslag, hvor fx politisk o.lign. overbevisning kunne mistænkes at spille ind, journaliseres [med henblik på evt. aktindsigtssager om fx tendensiøsitet], og hvor man udtaler qua sit virke på AU.
 
VIP
Henvendelser fra skole- og gymnasieelever NEJ Der er tale om faktisk forvaltning, som ikke er journaliseringspligtigt. Intet
Gæsteforelæsere og gæstebesøg JA Henvendelse, aftale (inkl. godkendelse fra afdelingsleder) og evt. afslag, program/fastlæggelse af fagligt indhold skal journaliseres. VIP
Åbne invitationer – fx invitationer til et fagmiljø NEJ Intet
Repræsentation/udpegning/indstilling i såvel danske som internationale udvalg, nævn, råd, styrelser (advisory boards); AU-repræsentant i et forum. Fx medlemskaber af danske eller udenlandske bestyrelser, råd, nævn, komiteer og foreninger, netværk, ERFA-grupper, samarbejdsfora o. lign. (f.eks. Det danske institut i Rom, redaktionspaneler, forskningsråd) JA Egen udnævnelse til deltagelse i nævn, råd etc. skal journaliseres. 
Fungerer man som forperson for et udvalg, har man ansvaret for at journalisere mødeindkaldelser og referater (den administrative sagsbehandling).
Forperson/VIP
Forelæsninger/optræden i Folkeuniversitetet NEJ Oplysningsforbund og tilsvarende anses for privat virke. Intet
Ekspertvidne til retssag eller lign. qua ansættelse på AU NEJ Journalisering foregår ved den eksterne part. Intet
Rådgivning af udvalg, ekspertudtalelser og lign. qua ansættelse på AU NEJ Journalisering foregår ved den eksterne part. Intet
Ekstern konsulentvirksomhed som privatperson NEJ Må anses som privat virksomhed, med mindre AU-midler benyttes. Intet
Udtalelse/anbefaling til (tidligere) medarbejder NEJ Intet
Udtalelse/anbefaling til studerende NEJ Intet
Telefonsamtaler, SMS, arbejdsrelaterede chatsystemer og øvrige kommunikationskanaler JA Alle materialetyper kan være omfattet af journaliseringspligten – rent praktisk kan det være nødvendigt at håndtere oplysninger via screen dumps eller egne notater (notatpligt) i de tilfælde, hvor der tages sagsrelevante, vigtige beslutninger. VIP
Aftaler indgået med afdelings- eller institutleder om midler til kompetenceudvikling JA Bevilling af kurser m.v. journaliseres af bevilgende leder. IL og AL
VIP som ekstern bedømmer på en ph.d.-afhandling i Danmark/udlandet JA Det er den sagsansvarlige, dvs. ph.d.-studerendes hjemuniversitet, der skal sikre journalisering. Ekstern part
Aftaler med universiteternes censorkorps (medlem af censorkorps) NEJ Konkrete aftaler med den enkelte VIP skal ikke journaliseres. Intet
Aftaler med universiteternes censorkorps JA Overordnede aftaler laves centralt på AU.  Arts Studier
Aftaler i forbindelse med studerendes praktik på AU JA Sekretariatet varetager journalisering af studerendes praktikaftaler på afdelingerne. HR
Forskningsprojekter forankret på et eksternt universitet JA Afklar med det andet universitet, hvad de gemmer, og hvad du skal gemme. Anbefalingen er derudover også at gemme det, der er vigtigt for dig, så du har let adgang til det.
Hvis der er tale om et projekt, hvor du har en form for lederrolle, fx for en work package/arbejdspakke, bør du gemme de ting, som har med dit ansvars-/ledelsesrolle inden for projektet at gøre.
Hvis en forsker har orlov fra for at lave et forskningsprojekt, hører projektet ikke under AU, og bevilling etc. skal ikke nødvendigvis i Workzone på AU
VIP
Advisory board-aftale JA Aftalen skal journaliseres. VIP
Publikationer i forbindelse med forskningsprojekter NEJ Publikationerne skal ikke i Workzone.  Intet
Forskermobilitet JA Henvendelse, indgået aftale (evt. afslag fra kontaktet universitet), inkl. fastlæggelse af fagligt indhold journaliseres. Evt. verification letter, godkendelse fra egen afdelingsleder af besøg, evt. bevilling fra fx afdeling. VIP
Sygefraværsaftaler/-samtaler JA Skal journaliseres af HR. HR
MUS-samtaler NEJ MUS-samtaler kan blive journaliseret i 1) MitHR, 2) på dit personlige drev (husk at slette foregående års aftaler, når du har holdt de nye aftaler) eller 3) gemme dem i et aflåst skab, som makuleres, når det ikke længere er relevant. Intet
Rejseafregninger, fakturaer etc. NEJ Nej, oplysningerne gemmes i RejsUd, INDFAK, REEX etc. Intet
Udbud/indhentning af tilbud JA Dokumentation for den faktiske aftale, korrespondance ifm. indgåelsen af aftalen.  TTO, Indkøb/AU Økonomi/Lokalt sekretariat
Tilladelser (p.g.a. copyright) til streaming, fotos ol. JA Indgåede aftaler vedr. brug/offentliggørelse af materiale skal journaliseres. Copydan-oversigter skal ikke journaliseres, kun indberettes. VIP
Ansættelsessamtaler og bedømmelsesudvalg JA Journaliseres af HR. HR
Studienævn, Uddannelsesnævn, Akademisk Råd, LSU-/LAMU. JA Forpersonen har det formelle journaliseringsansvar. Denne kan dog overdrage opgaven til sekretæren for de respektive udvalg, som skal journalisere dagsorden, referat, bilag m.m. Forperson
Anmodninger/henvendelser om aktindsigt JA Skal journaliseres. Kontakt straks sekretariatsleder. VIP
Registrering af varemærker og patenter JA Skal journaliseres. TTO
Alumne- og karriereaktiviteter fx alumneforeninger JA Drift af alumneforeninger fx aftaler og kontrakter. VIP
Erhvervsorienterede initiativer JA Dagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale, rapporter, procesplaner VIP
Databehandleraftaler JA Databeskyttelse, databehandleraftaler, videregivelseserklæringer. Evt. lokale tiltag iværksat af instituttet med henblik på databeskyttelse, konkrete aftaler VIP
Henvendelser fra myndigheder JA Officielle henvendelser/kommunikation fra myndigheder/kommunikation. Indgående post/mail, besvarelse af henvendelse, sagsbehandling VIP
Henvendelser fra virksomheder, organisationer og privatpersoner JA Indgående post/mail, besvarelse af henvendelse, sagsbehandling VIP
Samtykkeerklæring JA Samtykkeerklæringen i forbindelse med billeder og videoer VIP
Aftaler med virksomhedspraktikanter JA Journaliseres af HR. HR
Forskningssager i e-grant ved Uddannelses- og Forskningsministeriet, som journaliserer relevante dokumenter, men ikke emails JA Emails med relevans for sagen. VIP