Registreringspraksis for VIP på IKK
Om tabellen
Forstå tabellen
- Vi har kun udvalgt de områder, som er relevante for VIP på IKK. Der stilles fra AU's side krav om journalisering af mange andre administrative dokumenter, som ikke er medtaget her. Listen er derfor absolut ikke udtømmende. Se denne liste, som er AU's krav til journalisering.
- For nogle dokumenter er der et krav om, at de skal gemmes, men ikke journaliseres i Workzone. Dvs. der er ikke et krav om journalisering i Workzone, men dog et krav om, at materialet opbevares et andet sted fx fysisk og muligvis aflåst fx noter til MUS-samtaler.
- De valgte emner/dokumenttyper er baseret på spørgsmål fra VIP'er ifm. udrulning af Workzone. Derfor er der både ja- og nej-svar. Disse indikerer, hvorvidt der er et journaliseringskrav i Workzone, men bemærk i den efterfølgende kolonne, om det er VIP eller andre, der har journaliseringsansvaret.
Søg og sorter
- Tabellens søgefunktion søger på alle ord i arket.
- Ved at klikke på overskrifterne i første række, sorteres den valgte kolonne alfabetisk, så kan du fx gruppere alle ja'er.
Spørg
- Er du i tvivl, er du velkommen til at kontakte os: workzonesupport@cc.au.dk.
| Opgave/typiske dokumenter | Skal journaliseres i Workzone | Eksempler/relevans | Ansvar for journalisering i Workzone |
|---|---|---|---|
| Noter fra eksamen inkl. specialebedømmelser | NEJ | Noter skal opbevares mindst et år efter gældende retningslinjer, og herudover indtil en eventuel klagesag er afsluttet. Efter udløbet af den periode, hvor du skal opbevare eksamensbesvarelserne samt dine egne noter, skal eksamensbesvarelserne og noterne destrueres. | Intet |
| Opbevaring af eksamensbesvarelser | NEJ | Besvarelser skal opbevares efter gældende retningslinjer (vær opmærksom på GDPR), da de kan indeholde fortrolige personoplysninger. | Intet |
| Optagelsesprøver af studerende/bedømmelse af ansøgere | JA | Noter skal opbevares mindst et år efter gældende retningslinjer, og herudover indtil en eventuel klagesag er afsluttet. Efter udløbet af den periode, hvor du skal opbevare eksamensbesvarelserne samt dine egne noter, skal eksamensbesvarelserne og noterne destrueres. | Arts Studier |
| Noter fra ph.d.-bedømmelser | JA | Alt i forbindelse med bedømmelser håndteres af ph.d.-skolen og journaliseres i MyPhD. Hvis der er notater eller korrespondance af særlig vigtighed for en forsker i en bedømmelse, så kan han/hun rette henvendelse til ph.d.-skolen og bede dem journalisere korrespondancen på den konkrete sag. | Ph.d.-skolen |
| Eksamens- og plagiatsager | JA | Journaliseres af fællesadministrationen. VIP bør dele relevant korrespondance med Arts Studier. | Arts Studier |
| Censorvirksomhed uden om universiteternes censorkorps | NEJ | Ekstern censorvirksomhed opfattes som bibeskæftigelse. | VIP |
| Forskningsansøgninger med ekstern finansiering, der opnår bevilling | JA | Relevant korrespondance og afrapportering journaliseres af projektejer. Bevillingsskrivelse, endelig ansøgning, budget, budgetændringer, godkendelse af ændringer fra bevillingsgiver samt økonomisk afrapportering journaliseres af Arts Økonomi | Projektejer, Arts/BSS Økonomi |
| Forskningsansøgninger, der ikke opnår bevilling | JA | Ansøgning og relevant korrespondance | Projektejer, Arts/BSS Økonomi |
| Samfinansieret og rekvireret forskning samt myndighedsbetjening | JA | Relevant korrespondance og afrapportering journaliseres af projektejer. Endelig ansøgning, budget, budgetændringer, godkendelse af ændringer fra partneren eller myndigheden samt økonomisk afrapportering journaliseres af Arts Økonomi. | Projektejer, Arts/BSS Økonomi |
| Fagligt, redaktionelt arbejde | NEJ | Der er tale om faktisk forvaltning, som ikke er journaliseringspligtigt. Det kan fx være som redaktør på et tidsskrift. | Intet |
| Fagfællebedømmelser/peer reviews | NEJ | Forskningsdokumentation herunder peer reviewkommentarer, fagfællebedømmelser. | Intet |
| Aftaler med forlag om udgivelse af bøger, monografier og artikler | JA | Vær særlig opmærksom på aftalestof i forhold til levering af bestemte ydelser til bestemte tidspunkter, honorarer m.v. | VIP |
| Medforfattererklæringer ved samskrivning med andre | JA | Erklæringen | VIP |
| Journalisering af PURE-registreringer | NEJ | Gemmes i PURE. | Intet |
| Informantaftaler (interviews m.m.) | NEJ | Betragtes som forskningsdata og skal som sådan behandles efter gældende retningslinjer. | Intet |
| Persondata fra forskning (følsomme GDPR-oplysninger) | NEJ | Registreres i AU-fortegnelse og håndteres efter AU-retningslinjer ift. bl.a. respondenter | Intet |
| AU-konferencer, seminarer, forskningsseminarer og workshops afholdt på campus eller andetsteds med AU som arrangør | JA | Ved arrangementer journaliseres program og deltagerliste, regnskab og evt. afrapportering til ekstern bevillingsgiver samt aftaler og korrespondance med eksterne oplægsholdere. Har Arts Kommunikation assisteret, kontakt da dem for nærmere aftale om journaliseringsansvar (>40 deltagere). | VIP eller Arts Kommunikation |
| Mediekontakt/henvendelser fra journalister | JA | En gråzone, hvor det ofte må bero på et skøn. Det kunne fx være et afslag, hvor fx politisk o.lign. overbevisning kunne mistænkes at spille ind, journaliseres [med henblik på evt. aktindsigtssager om fx tendensiøsitet], og hvor man udtaler qua sit virke på AU. | VIP |
| Henvendelser fra skole- og gymnasieelever | NEJ | Der er tale om faktisk forvaltning, som ikke er journaliseringspligtigt. | Intet |
| Gæsteforelæsere og gæstebesøg | JA | Henvendelse, aftale (inkl. godkendelse fra afdelingsleder) og evt. afslag, program/fastlæggelse af fagligt indhold skal journaliseres. | VIP |
| Åbne invitationer – fx invitationer til et fagmiljø | NEJ | Intet | |
| Repræsentation/udpegning/indstilling i såvel danske som internationale udvalg, nævn, råd, styrelser (advisory boards); AU-repræsentant i et forum. Fx medlemskaber af danske eller udenlandske bestyrelser, råd, nævn, komiteer og foreninger, netværk, ERFA-grupper, samarbejdsfora o. lign. (f.eks. Det danske institut i Rom, redaktionspaneler, forskningsråd) | JA | Egen udnævnelse til deltagelse i nævn, råd etc. skal journaliseres. Fungerer man som forperson for et udvalg, har man ansvaret for at journalisere mødeindkaldelser og referater (den administrative sagsbehandling). | Forperson/VIP |
| Forelæsninger/optræden i Folkeuniversitetet | NEJ | Oplysningsforbund og tilsvarende anses for privat virke. | Intet |
| Ekspertvidne til retssag eller lign. qua ansættelse på AU | NEJ | Journalisering foregår ved den eksterne part. | Intet |
| Rådgivning af udvalg, ekspertudtalelser og lign. qua ansættelse på AU | NEJ | Journalisering foregår ved den eksterne part. | Intet |
| Ekstern konsulentvirksomhed som privatperson | NEJ | Må anses som privat virksomhed, med mindre AU-midler benyttes. | Intet |
| Udtalelse/anbefaling til (tidligere) medarbejder | NEJ | Intet | |
| Udtalelse/anbefaling til studerende | NEJ | Intet | |
| Telefonsamtaler, SMS, arbejdsrelaterede chatsystemer og øvrige kommunikationskanaler | JA | Alle materialetyper kan være omfattet af journaliseringspligten – rent praktisk kan det være nødvendigt at håndtere oplysninger via screen dumps eller egne notater (notatpligt) i de tilfælde, hvor der tages sagsrelevante, vigtige beslutninger. | VIP |
| Aftaler indgået med afdelings- eller institutleder om midler til kompetenceudvikling | JA | Bevilling af kurser m.v. journaliseres af bevilgende leder. | IL og AL |
| VIP som ekstern bedømmer på en ph.d.-afhandling i Danmark/udlandet | JA | Det er den sagsansvarlige, dvs. ph.d.-studerendes hjemuniversitet, der skal sikre journalisering. | Ekstern part |
| Aftaler med universiteternes censorkorps (medlem af censorkorps) | NEJ | Konkrete aftaler med den enkelte VIP skal ikke journaliseres. | Intet |
| Aftaler med universiteternes censorkorps | JA | Overordnede aftaler laves centralt på AU. | Arts Studier |
| Aftaler i forbindelse med studerendes praktik på AU | JA | Sekretariatet varetager journalisering af studerendes praktikaftaler på afdelingerne. | HR |
| Forskningsprojekter forankret på et eksternt universitet | JA | Afklar med det andet universitet, hvad de gemmer, og hvad du skal gemme. Anbefalingen er derudover også at gemme det, der er vigtigt for dig, så du har let adgang til det. Hvis der er tale om et projekt, hvor du har en form for lederrolle, fx for en work package/arbejdspakke, bør du gemme de ting, som har med dit ansvars-/ledelsesrolle inden for projektet at gøre. Hvis en forsker har orlov fra for at lave et forskningsprojekt, hører projektet ikke under AU, og bevilling etc. skal ikke nødvendigvis i Workzone på AU | VIP |
| Advisory board-aftale | JA | Aftalen skal journaliseres. | VIP |
| Publikationer i forbindelse med forskningsprojekter | NEJ | Publikationerne skal ikke i Workzone. | Intet |
| Forskermobilitet | JA | Henvendelse, indgået aftale (evt. afslag fra kontaktet universitet), inkl. fastlæggelse af fagligt indhold journaliseres. Evt. verification letter, godkendelse fra egen afdelingsleder af besøg, evt. bevilling fra fx afdeling. | VIP |
| Sygefraværsaftaler/-samtaler | JA | Skal journaliseres af HR. | HR |
| MUS-samtaler | NEJ | MUS-samtaler kan blive journaliseret i 1) MitHR, 2) på dit personlige drev (husk at slette foregående års aftaler, når du har holdt de nye aftaler) eller 3) gemme dem i et aflåst skab, som makuleres, når det ikke længere er relevant. | Intet |
| Rejseafregninger, fakturaer etc. | NEJ | Nej, oplysningerne gemmes i RejsUd, INDFAK, REEX etc. | Intet |
| Udbud/indhentning af tilbud | JA | Dokumentation for den faktiske aftale, korrespondance ifm. indgåelsen af aftalen. | TTO, Indkøb/AU Økonomi/Lokalt sekretariat |
| Tilladelser (p.g.a. copyright) til streaming, fotos ol. | JA | Indgåede aftaler vedr. brug/offentliggørelse af materiale skal journaliseres. Copydan-oversigter skal ikke journaliseres, kun indberettes. | VIP |
| Ansættelsessamtaler og bedømmelsesudvalg | JA | Journaliseres af HR. | HR |
| Studienævn, Uddannelsesnævn, Akademisk Råd, LSU-/LAMU. | JA | Forpersonen har det formelle journaliseringsansvar. Denne kan dog overdrage opgaven til sekretæren for de respektive udvalg, som skal journalisere dagsorden, referat, bilag m.m. | Forperson |
| Anmodninger/henvendelser om aktindsigt | JA | Skal journaliseres. Kontakt straks sekretariatsleder. | VIP |
| Registrering af varemærker og patenter | JA | Skal journaliseres. | TTO |
| Alumne- og karriereaktiviteter fx alumneforeninger | JA | Drift af alumneforeninger fx aftaler og kontrakter. | VIP |
| Erhvervsorienterede initiativer | JA | Dagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale, rapporter, procesplaner | VIP |
| Databehandleraftaler | JA | Databeskyttelse, databehandleraftaler, videregivelseserklæringer. Evt. lokale tiltag iværksat af instituttet med henblik på databeskyttelse, konkrete aftaler | VIP |
| Henvendelser fra myndigheder | JA | Officielle henvendelser/kommunikation fra myndigheder/kommunikation. Indgående post/mail, besvarelse af henvendelse, sagsbehandling | VIP |
| Henvendelser fra virksomheder, organisationer og privatpersoner | JA | Indgående post/mail, besvarelse af henvendelse, sagsbehandling | VIP |
| Samtykkeerklæring | JA | Samtykkeerklæringen i forbindelse med billeder og videoer | VIP |
| Aftaler med virksomhedspraktikanter | JA | Journaliseres af HR. | HR |
| Forskningssager i e-grant ved Uddannelses- og Forskningsministeriet, som journaliserer relevante dokumenter, men ikke emails | JA | Emails med relevans for sagen. | VIP |