Workzone er AU’s ESDH-system (Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering), som bruges til at journalisere afgørelser, som træffes af AU som myndighed samt relevant dokumentation af universitetets sagsbehandling i de administrative enheder samt administration i forbindelse med forskning.
Du skal oprettes som bruger, før du kan få adgang. Kontakt workzonesupport@cc.au.dk.
Som TAP skal du gennemgå et kursus i Workzone, hvis du skal arbejde i systemet. Kontakt evt. din leder.
Videoerne deles via Stream, som er en app i Office 365. Hvis du ikke allerede har den installeret, kan det være, at du skal installere den første gang, du tilgår videoerne.
Der kan være særlige krav til registreringspraksis i din afdeling. Kontakt din lokale superbruger for yderligere information.
Du kan finde den samlede liste af videoer på dette link eller tilgå dem enkeltvis nedenstående.
Sager
Dokumenter
Kontakter
Søgninger og lister
Dashboard
Indblik
SmartPost
Diverse
Fra opgraderingen til Workzone 2024.0 har alle brugere fået adgang til Workzone 365.
Hvis du arbejder på en Mac og oplever problemer med adgang til eller gentagen logon til Workzone, kan du finde hjælp i:
Problemer med at logge på Workzone via Mac
Som Mac-bruger skal du have Workzone 365, hvis du har brug for at kunne arbejde med Workzone fra Office-programmer.
Vi anbefaler at du bruger Safari på Mac, da det giver en bedre brugeroplevelse med Workzone365:
Vedhæft og send Workzone-dokumenter i mails
HR’s brug af Workzone er systematiseret i journaliseringsoversigter. Disse journaliseringsoversigter, for henholdsvis personale- og emnesager, er alene tiltænkt HR-afdelingerne i de enkelte administrationscentre og AU HR.
Formålet med oversigterne er at skabe et fælles grundlag for journalisering og navngivning af sager i Workzone på HR området.
Opgave- og sagsgruppeoversigten er en fælles bruttoliste over typiske opgaver i institut- og dekansekretariater på Aarhus Universitet.
Oversigten definerer, hvilken sagsgruppe den enkelte opgaver skal journaliseres i samt de typiske dokumenter på en sag. Listen definerer ikke, hvem der løser en opgave, hvilket i tvivlstilfælde bør afklares lokalt.
Oversigten er baseret på indmeldinger fra institut- og dekansekretariater på alle fem fakulteter. Indhold samt format er godkendt af projektgruppen i Projekt Udrulning af ESDH til institut- og dekansekretariater.
Hvis der mangler opgaver på listen eller er forslag til forbedringer, kontakt tovholderen på dit fakultet
Vejledning i journalisering på institutter og institutlignende centre
Proces for journalisering af dokumenter vedrørende gæsteforskere
Journalpraksis for dronebeviser
Der er tre indblikstyper:
1. Organisatorisk indblik
2. Funktionsindblik/Emneindblik
3. Personlige indblik
Organisatorisk indblik f.eks. ”1615 Research Support office” er et indblik, som alle brugere, der organisatorisk er tilknyttet den enhed, kan tilgå og bruge.
Fordelen ved organisatorisk indblik er, at brugerne automatisk har adgang til indblikket, så længe de er tilknyttet enheden.
Ulempen er, at organisationen ændrer sig. Så hvis 1615 blev ændret til 1617, så vil Workzone opfatte det som to forskellige indblik og derfor vil brugerne ikke længere have adgang til sagerne med 1615-indblikket. Her vil man skulle tilføje 1617-indblikket på de sager, som har 1615-indblikket, hvilket kan være en stor opgave.
Indblikket er hierarkisk og følger den gældende organisation. Da 1615 er en enhed under "1771 AU Forskning og Eksterne Relationer", vil brugere med 1615 indblik derfor også have adgang til sager med 1771 indblik.
Du kan slå organisationshierarkiet op her: https://mit.au.dk/guide
Funktionsindblik/Emneindblik f.eks. ”WZ_FSE” er indblik som HR Data og Digitalisering bestiller og vedligeholder.
Fordelen ved de funktionsindblik er, at de kan laves så de passer ind i arbejdsgange – også på tværs af afdelinger/enheder.
Ulempen er, at det er en manuel proces. Hver enkelt bruger skal tilmeldes og afmeldes efter behov ved henvendelse til HR Data og Digitalisering på support.au.dk.
Personlige indblik f.eks. ”AU999999 Mette Jensen” kan sættes på sager, så det kun er den pågældende person, der kan se og tilgå sagen.
Fordelen er, at indblikket kan sættes på ad hoc.
Ulempen er, at man mister overblikket over, hvem har adgang til hvad. Det er vigtigt, at kunne styre, hvem der har adgang til hvilke sager, så hvis det personlige indblik bruges for ofte, forsvinder dette overblik meget let.
VIGTIGT: Som hovedregel frarådes det at bruge det personlige indblik, da medarbejdere kan skifte stilling internt på AU og derved beholde adgang til sager, de ikke længere skal have adgang til. Men, hvis sager i en kort periode skal beskyttes, kan indblikket bruges f.eks. ved uansøgt afsked i HR, hvor en berørt part ellers ville kunne se sagen.
Der er følgende krav til felter, der skal udfyldes ved sagsoprettelse:
Følgende øvrige felter bør man være opmærksom på ved sagsoprettelse:
Du kan finde en pdf-vejledning her (kun adgang for visse Teams-brugere)
Alle AUs ansatte er omfattet af journaliseringspligt, og som medarbejder skal du derfor journalisere alle dokumenter, breve, ind- og udgående mails, notater, mødereferater, telefonnotater osv., der vedrører AUs interne virke såvel som eksterne samarbejder.
Lovmæssigt er AU som statslig arbejdsplads, som enhver anden offentlig myndighed, forpligtiget til at kunne dokumentere, at man arbejder og træffer afgørelser ud fra principperne om god forvaltningsskik samt at universitetets midler og opgaver forvaltes korrekt.
Med andre ord, er det dit ansvar at sørge for, at relevante dokumenter og korrespondance inden for dit arbejdsområde journaliseres i Workzone.
Oftest sker henvendelser om aktindsigt til dekansekretariatet. Hvis en VIP modtager en direkte henvendelse om dette, skal hun/han kontakte Tine Arsinevici.
Her kan man finde AU's vejledning vedr. aktindsigt.
Du kan finde et stort antal vejledninger - både instruktioner og videotutorials på HR-DD's hjemmeside fx:
Se eksempler på dokumenter, som AU ønsker skal eller ikke skal journaliseres.
Skriv til workzonesupport@cc.au.dk eller kontakt en fra vores TAP-support for at få hjælp.
Det er muligt at bede om adgangsbegrænsning eller -tilføjelser på sager eller dokumenter ifm. oprettelse af en sag.
Workzone er AU's elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem, som bl.a. sikrer, at AU lever op til sine journaliseringsforpligtelser iht. lovgivningen.
Formålet er desuden, at:
Se videoen på denne side.
Læs mere om dit journaliseringsansvar i den blå midtersektion på siden under 'Retningslinjer/Roller & ansvar'.