Workzone er AU’s ESDH-system (Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering), som bruges til at journalisere afgørelser, som træffes af AU som myndighed samt relevant dokumentation af universitetets sagsbehandling i de administrative enheder samt administration i forbindelse med forskning.
Du skal oprettes som bruger, før du kan få adgang. Kontakt workzonesupport@cc.au.dk.
Som TAP skal du gennemgå et kursus i Workzone, hvis du skal arbejde i systemet. Kontakt evt. din leder.
Der er følgende krav til felter, der skal udfyldes ved sagsoprettelse:
Følgende øvrige felter bør man være opmærksom på ved sagsoprettelse:
Du kan finde en pdf-vejledning her (kun adgang for visse Teams-brugere)
Alle AUs ansatte er omfattet af journaliseringspligt, og som medarbejder skal du derfor journalisere alle dokumenter, breve, ind- og udgående mails, notater, mødereferater, telefonnotater osv., der vedrører AUs interne virke såvel som eksterne samarbejder.
Lovmæssigt er AU som statslig arbejdsplads, som enhver anden offentlig myndighed, forpligtiget til at kunne dokumentere, at man arbejder og træffer afgørelser ud fra principperne om god forvaltningsskik samt at universitetets midler og opgaver forvaltes korrekt.
Med andre ord, er det dit ansvar at sørge for, at relevante dokumenter og korrespondance inden for dit arbejdsområde journaliseres i Workzone.
Oftest sker henvendelser om aktindsigt til dekansekretariatet. Hvis en VIP modtager en direkte henvendelse om dette, skal hun/han kontakte Tine Arsinevici.
Her kan man finde AU's vejledning vedr. aktindsigt.
Søgning virker for det meste, som når man googler i form af at indtaste et søgeord og taste Enter. Men hvis du mener, at en kontakt eller en sag findes, kan du benytte disse tips:
TIP 1
TIP 2
Søg efter en sag og gem søgningen - Video | Instruktion
Du kan finde et stort antal vejledninger - både instruktioner og videotutorials på HR-DD's hjemmeside fx:
Se eksempler på dokumenter, som AU ønsker skal eller ikke skal journaliseres.
Skriv til workzonesupport@cc.au.dk eller kontakt en fra vores TAP-support for at få hjælp.
Det er muligt at bede om adgangsbegrænsning eller -tilføjelser på sager eller dokumenter ifm. oprettelse af en sag.
Workzone er AU's elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem, som bl.a. sikrer, at AU lever op til sine journaliseringsforpligtelser iht. lovgivningen.
Formålet er desuden, at:
Se videoen på denne side.
Læs mere om dit journaliseringsansvar i den blå midtersektion på siden under 'Retningslinjer/Roller & ansvar'.