Det er ikke ualmindeligt, at udenlandske gæsteforskere beder om et invitationsbrev enten for at kunne dokumentere deres ophold overfor egen institution eller som led i deres ansøgning om opholds- og arbejdstilladelse.
Find svar på, hvordan vi håndterer dette på IKK herunder.
I forbindelse med en udenlandsk gæsteforskers ophold på instituttet kan gæsteforskeren i den indledende aftalefase bede om et invitationsbrev som dokumentation eller bekræftelse for opholdets accept og gyldighed overfor egen institution/arbejdsgiver.
I forbindelse med evt. ansøgning om opholds- og arbejdstilladelse vil der typisk være brug for et invitationsbrev som dokumentation for opholdets gyldighed overfor SIRI (Styrelsen for international rekruttering og integration).
Når en VIP-vært på IKK skal modtage en gæsteforsker og dermed forventes at følge IKK's interne proces for modtagelse af udenlandske gæsteforskere og -ph.d.-studerende, skabes der oftest tidlig kontakt til AU's International Staff Office/Guest Researcher Support, som yder vejledning i processen og kan besvare de til tider mange mobilitetsspørgsmål, gæsteforskeren ønsker afklaret.
Hvis der skal udfærdiges et invitationsbrev skal VIP/vært benytte det standardinvitationsbrev, som kan rekvireres ved Guest Researcher Support via det 'host-skema', som skal VIP/vært skal udfylde ifm. tilknytning af udenlandske gæsteforskere. Denne type invitationsbrev indikerer tydeligt, at alle udgifter ifm. opholdet skal afholdes af gæsteforskeren selv, og at formelle betingelser overholdes. Der må derfor ikke ændres i ordlyden i standardbrevet ud over de gult markerede felter.
Guest Researcher Support sender det udfyldte invitationsbrev tilbage til værten til underskrift.
Da aftaler med udenlandske, ulønnede gæsteforskere ikke involverer økonomi, kan disse invitationsbreve som udgangspunkt underskrives af nærmeste leder. Vi opfordrer derfor til, at værten sørger for underskrift fra sin afdelingsleder.
Hvis gæsteforskeren efterfølgende vender tilbage med ønske om en institutlederunderskrift, kan invitationsbrevet sendes til Anne Overballe, som kan sørge for dette.