Praktisk info og support
Lokal information
Her finder du praktisk information om nøgler, parkeringsforhold, kantiner m.m. på hver af IKK's fire lokationer.
Praktisk information - Kasernen
Nøgle og adgangskort
Udleveres af xx i bygning 1580, stueetagen, lokale xx.
Kantine
Der findes kantiner på den anden side af Langelandsgade på Institut for Matematik, Institut for Kemi og Det Kgl. Bibliotek.
Bibliotek
AU Library har også et bibliotek på Kasernens areal (bygning 1582).
Parkering
Som medarbejder kan du registrere din bil via følgende link.
It-udstyr til ansatte
Bestilles af Pia G, ifølge aftale med afdelingsleder.
Diverse It-udstyr
Spørgsmål kan rettes til Casper Gamborg, bygning 1580, 3. sal, lokale 327. Eller til AU-IT, Tåsingegade 3, 8000 Aarhus C, bygning 1442, lokale 019, arts.it@au.dk. Åbningstider: mandag - fredag 8:00 - 15:30.
Mødelokaler
Du kan booke mødelokaler på Kasernen i Outlook. Åbn kalender – Fra lokaleliste og søg bygningsnummer frem (1580 for hovedbygning og 1586 for Forskerhus)
Vi har disse tre mødelokaler, 1580-214, 1580-249 og 1586-114.
Postrum
Findes i bygning 1580, 4. sal, lokale 429. Intern post sendes med brune interne kuverter og lægges i den gule kasse ’Udgående intern post’. Ekstern post skal ikke frankeres herfra, men blot lægges i den gule kasse ’Udgående ekstern post’. Der bringes og afhentes post én gang daglig – om formiddagen. Har du ikke fået oprettet et postrum, kan du kontakte afdelingssekretærerne.
Køkken-/frokoststue
I bygning 1580 på 4. sal har vi fælles køkken-/frokoststue for ansatte, hvor mange mødes til frokost ved 12-tiden. Her er blandt andet et fælles køleskab og en automat med kaffe, kakao, cappuccino osv. Automaten er forbeholdt ansatte og kan frit benyttes.
Kontorartikler
Findes i bygn. 1580, 4. sal i lokale 442. Ellers kontakt en afdelingssekretær.
Praktisk information - Nobelparken 1481
Kontornøgle og parkering
I bygning 1481 på Jens Chr. Skous Vej 4, kontakt venligst Jane Lücke på 4. sal for at få en nøgle til dit kontor. Parkering i Nobelparken er gratis for ansatte, så snart man har indtastet bilens registreringsnummer i au.dk/parkering.
Bygningsadgang
Mellem kl. 7.00 og 18.00 er der fri adgang til bygningen. Mellem kl. 18.00 og kl. 7.00 skal du bruge adgangskort, som du bestiller her https://medarbejdere.au.dk/administration/bygninger/adgangskort. Når du modtager kortet et par dage senere, skal en sekretær (Marianne Rasmussen eller Jette Bagger) aktivere kortet. En pinkode bestilles på pinkode.au.dk.
Affaldshåndtering
Affaldskurven på dit kontor er kun til papir. Den tømmes af hver enkelt medarbejder i de beholdere, der findes i printerrummene. Vådt affald skal i affaldsspandene i køkkenerne. Efterlad venligst køkkenet ryddeligt efter brug.
WiFi og IT-support
Det sikre trådløse netværk er Eduroam. Læs om adgang til det her: https://eduroam.au.dk/
Brugernavn og adgangskode til din computer leveres af vores IT-helpdesk i samarbejde med den lokale sekretær.
I tilfælde af netværksproblemer kontaktes vores IT Helpdesk +45 871 50911 eller man opretter en sag på https://support.au.dk/. Alternativt kan du besøge IT Helpdesken i Tåsingegade, bygning 1442, lokale 019. Deres åbningstider er mandag-fredag, 8.00 – 15.30.
Ansættelsesvilkår
Er du i tvivl eller har spørgsmål til din kontrakt, er Helle Sindal (hsi@au.dk) vores kontaktperson i HR-afdelingen.
Du kan finde personalepolitikken på AU her: https://medarbejdere.au.dk/en/administration/hr/policies/
Det administrative personale i bygning 1481
- Jette Bagger
- Jane Lücke Didriksen
- Mejse Voss
- Marianne Rasmussen
- Studentermedhjælpere har kontor i lokale 468
Praktisk information - Katrinebjerg
Nøgler og adgangskort
Ved henvendelse i sekretariatet i Wiener-bygningen (lokale 020) bliver der udfyldt en blanket til udlevering af nøgle. Nøgler udleveres enten i sekretariatet eller ved henvendelse i Drift-kontoret i Hopper-040 (bygning 5346). Uden for åbningstiden (8-15.30) får du adgang til bygningen ved hjælp af et adgangskort, som bestilles her. (Vælg ”adgangskort til Arts”). Husk at have et portrætbillede klar, før du går i gang med at bestille. Anfør levering til bygning 5347 lokale 020. Kortet skal aktiveres af det lokale sekretariat efter modtagelse.
Åbningstider
Bygningerne på Katrinebjerg, Wiener (bygning 5347), Türing (bygning 5341) og Nygaard (bygning 5335) er åbne i tidsrummet kl. 8.00-15.30 i hverdage.
Kantiner – frokoststue – tekøkkener
Der er kantiner i INCUBA i Åbogade (bygning 5520) og i stueetagen i Nygaard. Desuden er der frokoststue til vores personale i Nygaard, 2. sal samt tekøkkener i både Nygaard, 2. sal og på alle 3 etager i Wiener.
Bibliotek
Bibliotek finder du i Nygaard, 1. sal. Åbningstider: hverdage kl. 8.00-15.00.
Parkering
Det er muligt at parkere i gården mellem Hopper og Nygaard samt i kælderen under Nygaard – adgang til p-kælder sker med nøglekortet. Desuden er det gratis at parkere de fleste steder på Katrinebjerg samt ved Storcenter Nord.
Skal du parkere på andre af AU's lokationer i Aarhus, skal du registrere din bil for at få lov til at parkere. Undlader du det, risikerer du at få en bøde. Registrer din bil her.
Mødelokaler
Det er muligt at reservere mødelokaler i Outlook-kalenderen – for hjælp hertil kontakt sekretariatet, som også kan reservere mødelokalerne.
Postomdeling og forsendelse
I kopirummet i Wiener-024 er det muligt at lægge post til forsendelse internt såvel som eksternt. Tidspunkter for afhentning fremgår af skiltning i lokalet. Du kan (efter ønske) få oprettet et postrum i Wiener-113, hvori post og bøger sendt til dig vil blive lagt til afhentning.
It-udstyr
For hjælp til bestilling af it-udstyr kontakt da sekretariatet. For spørgsmål om it-udstyr kontakt da Arts IT-support: arts.it@au.dk.
Kontorartikler
Du finder kontorartikler i kopirummet i Wiener-024. Alternativt kan der bestilles via sekretariatet.
I øvrigt: Har du yderligere spørgsmål er du altid velkommen i sekretariatet.
Praktisk information - Nobelparken 1485
Adgangskort
Uden for åbningstiden (kl. 7:00-18:00) får du adgang til bygningen ved hjælp af et adgangskort, som bestilles her. (Vælg ”adgangskort til Arts”). Husk at have et portrætbillede klar, før du går i gang med at bestille. Kortet skal aktiveres af det lokale sekretariat efter modtagelse.
Kontor og nøgle
Du bedes henvende dig hos Nelly Dupont (lokale 339).
IT-udstyr
IT-udstyr bestilles af Nelly Dupont (lokale 339). Yderligere spørgsmål vedrørende it-udstyr kan rettes til Arts IT-support på <support@au.dk> eller tlf. 8715 0911.
Kantine og køkken
På 3. sal i bygning 1485 er der en frokoststue og et køkken. I køkkenet findes der blandt andet køleskab og kaffemaskine.
Postrum
Postrummet ligger på 3. sal, i lokale 335, hvor posten afleveres/afhentes dagligt ved 10-tiden af Intern Post. Intern post sendes i brune interne kuverter. Ekstern post skal ikke frankeres, men blot lægges i bakken ”udgående post”. Privat post skal frankeres inden det lægges i bakken ”udgående post”.
Kontorartikler opbevares i postrummet, og bøger fra biblioteket afleveres/afhentes også her.
Parkering
Der er fri parkering for ansatte i de parkeringsområder, der er omfattet af Medarbejderparkering. Der er særlige parkeringsforhold i Nobelparken. Du kan læse mere om AU’s medarbejderparkering på Medarbejderparkering (au.dk). På denne side kan du også registrere din bil.
Der er endvidere mulighed for at parkere i p-kælderen, her skal du bruge dit adgangskort med pinkode.
Nobelparkens bibliotek ligger i bygning 1461-63. Du kan læse mere på: Sådan finder du rundt på AU Library Nobelparken.
Yderlige spørgsmål
Hvis du har spørgsmål om fravær (ferie, sygdom mv), skal du kontakte Caroline Guldborg. Har du andre praktiske spørgsmål, er du altid velkommen til at henvende dig hos afdelingssekretærerne Nelly Dupont (kontor 339) eller Caroline Guldborg (kontor 337).
Kontakt dit lokale sekretariat
Blanketter
Vi har samlet en side med blanketter til diverse opgaver ifm. rejser, afregning, forskning, oprettelse af sager i Workzone m.m. Mangler du en blanket, så kontakt din afdelingssekretær.
Fakturaoplysninger
AU og campus
Øvrigt praktisk AU-info
Support
Aktindsigt - henvendelser om
Vær opmærksom på henvendelser og forespørgsler. Læs her, hvordan du skal forholde dig.
Arbejdstidsregnskab - indberetning af
Har du spørgsmål, så skriv denne mail: arbejdstid@cc.au.dk
Arrangementer og forplejning
Kontakt dit lokale sekretariat for at høre, hvad de kan hjælpe med, og hvilke muligheder, der findes.
Skal du annoncere et arrangement, se denne side: Annoncering af arrangementer.
Fakturaer - betaling af elektroniske
Når du foretager et indkøb, skal du bede leverandøren om at sende regningen til instituttets EAN-nr. og angive din lokale afdelingssekretærs navn på fakturaen. Betalingen foregår vi AU's elektroniske faktureringssystem, IndFak2. Har du spørgsmål, så kontakt dit lokale sekretariat.
Ferie- og fraværsregistrering
Hver lokation på IKK har en fraværsregistrator, som du skal skrive til, når du du er syg, skal holde ferie eller fraværende på andre måder.
Forskningsstøtte
Som videnskabelig medarbejder på IKK kan du få hjælp til det administrative og økonomiske i forbindelse med ansøgninger, bevillinger, kontrakter og samarbejdsaftaler.
Gæsteforelæsere og gæster - kort ophold
Har du lavet en aftale med en gæst eller gæsteforelæser om et besøg på instituttet, kan sekretariaterne hjælpe dig.
Gæsteforskere og -ph.d.-stud. - langt ophold
Vejledning til dig, der som vært, er ved at indgå en aftale med en udenlandsk, ulønnet, ikke-ansat gæsteforsker, ikke-indskrevet gæste-ph.d. eller forsker på et mindre AUFF-stipendium eller en mindre bevilling på et længerevarende ophold (mere end 14 dage).
Besøg denne side, der vejleder dig i processen (VPN eller AU-netværk et krav)
IT-udstyr og telefoner - anskaffelse af
Instituttet stiller en arbejdsplads til din rådighed med standard it-udstyr, og på AU og IKK bruger vi primært Teams-telefoni. Har du brug for anskaffelser, skal du kontakte din afdelingssekretær, som kan vejlede dig ift. gældende regler.
Orienter dig om IKK's retningslinjer for indkøb af IT-udstyr og telefoner
Journalisering (Workzone)
Alle medarbejdere på instituttet har ansvar for at journalisere iht. gældende lovgivning. Videnskabelige medarbejdere kan få hjælp til at oprette sager, hvor dokumentation skal gemmes.
Mailinglister på IKK
Orienter dig om IKK's distributionslister i Outlook, og hvem i sekretariatet, der kan hjælpe dig med ændringer.
Rejsebestillinger og rejseafregninger
Som medarbejder på IKK skal du selv bestille din rejse og efter rejsen skal du afregne i RejsUd.
Har du brug for vejledning, spørg dit lokale sekretariat.
Læs her, hvordan du bestiller rejse, AU's rejsepolitik og afregning.
Undervisningsmateriale - indberetning af
Som underviser skal du indberette benyttet undervisningsmateriale, som sendes til Tekst & Node to gange årligt: 1. marts og 1. oktober. Vi sender dine lister videre til Tekst & Node (Copydan).
Websupport til hjemmesider
Skal du ændre eller tilføje tekst til AU's hjemmesider, kan sekretærerne hjælpe.
Læs her, hvordan det foregår, og hvem du kontakter for hjælp.
Kontakt nogle af Arts stabsfunktioner
Arts IT
Kontakt Arts IT-support telefonisk eller opret en sag.
Du finder Arts IT-supports kontaktoplysninger her.
Arts Kommunikation
Arts Kommunikation udfører opgaver inden for forskningsformidling, presse, hjemmesider, grafisk arbejde, konferencebistand, markedsføring og Sprogservice.
Læs om Arts Kommunikation her.
Sprogservice og ordbog
Sprogservice tilbyder hjælp med engelsk terminologi, sproglig revision og oversættelse. Du kan også finde hjælp online via AU’s ordbog: AU Dictionary og gennem oversættelsesprogrammet AU Translate.
Læs om Sprogservice her | Prøv AU Dictionary | Prøv AU Translate
Bygningsservice
Arts Bygningsservice skelner mellem tre opgavetyper, der har hver sin ’indgang’ til bygningsdriften:
- Akutte driftsopgaver (fx sprængt vandrør): Benyt servicetelefonen på 87 15 05 36 (Nobel og Kasernen)
- Driftsopgaver (fx lyset blinker, vandhanen drypper o.lign.), der kan ligge ’i sagshåndtering’ i et par dage eller mere: Benyt Dalux Helpdesk
- Opgaver af større og/eller mere kompleks karakter (fx ønsker om ombygning, arbejdsmiljøforhold o.lign.): Kontakt Morten R. Nielsen eller Stab.
På Bygningsservices hjemmeside findes der en oversigt over deres igangsatte og kommende projekter.
AU's søgefunktion til systemer, personer og steder
Øverst i højre hjørne af alle AU's medarbejdersider finder du disse søgefunktionsknapper, som bl.a. hjælper dig med at finde bygninger, personer og login til mange af AU's IT-systemer.