WORKZONE - Institut for Kommunikation & Kultur
Workzone er AU's journaliseringssystem, der skal understøtte vidensdeling på tværs af organisationen og sikre vores journaliseringsforpligtelser. Alle medarbejdere har et ansvar for at sikre dette.
FOR VIP
Opret sag
På IKK har vi etableret en gruppe af administrative medarbejdere, som alle er trænet i Workzone og kan hjælpe dig med at oprette en sag. For at sikre, at alle oplysninger er med fra starten, bedes du udfylde denne formular. Vi sender dig et link til sagen, når vi har oprettet den.
Forskningssag
Benyt denne formular, hvis du ønsker at oprette en sag angående forskningsansøgning eller -projekt.
Eksterne relationer og øvrige sager
Benyt denne formular, hvis du ønsker at oprette en sag angående eksterne relationer eller øvrige sager.
Retningslinjer
Hvad er mit ansvar?
- Som VIP eller afdelingsleder er det dit ansvar at sørge for, at relevante dokumenter og korrespondance journaliseres i Workzone i henhold til gældende lovgivning, som du skal kende.
- Når en sag er oprettet med hjælp fra TAP-supporten, er det dig, der skal journalisere mails, dokumenter og evt. efterfølgende notater fra samtaler eller anden korrespondance på den pågældende sag via din mailboks.
- Når en sag er afsluttet, er det dig, der skal bede TAP-supporten om at lukke sagen.
Hvad skal jeg journalisere?
Se vejledning, prøv disse tjekspørgsmål og se eksempler på samme side.
VIP quick guide
Vejledninger
Gem mail fra Outlook til Workzone
- Gem indgående eller eksisterende mail på sag fra Outlook - Video | Instruktion
- Gem flere mails samtidig - Instruktion
- Gør dine sager tilgængelige i venstre navigationsrude - Instruktion
Oprettelse, ændring og lukning af sag
Oprettelse af en sag
- Benyt denne formular, som sikrer, at vi har alle oplysninger, der skal bruges for at oprette en sag til dig. Alternativt kan du kontakte vores mailboks: workzonesupport@cc.au.dk eller en fra vores IKK TAP-support.
- Når du har udfyldt formularen og sendt den afsted, opretter vi en sag til dig i systemet.
- Vi sender dig en mail med link til sagen. Du skal klikke på linket til sagen, hvilket vil lede dig ind i Workzone-systemet. Du kan blot lukke Workzone ned igen.
- Gå tilbage til Outlook (for MAC-brugere skal det være Horizon Client)
- Du kan nu begynde at journalisere på sagen. Det kan være, at du er nødt til at lave en Refresh, før sagen bliver synlig.
Ændringer i en sag
Hvis du ønsker at ændre i din sag, kontakt TAP-supporten. Ændringer kunne fx være, hvis:
- En eller flere AU-kolleger skal have adgang til en sag (kun for sager, der har adgangsbegrænsning).
- En eller flere AU-kolleger skal have fjernet adgang til en sag (kun for sager, der har adgangsbegrænsning).
- Der skal tilføjes en ekstern part/interessent på en sag (det betyder ikke, at vedkommende får adgang).
- En forskningsansøgning ændres til en bevilling.
- Du ikke længere er den ansvarlige for sagen, hvis du fx forlader AU eller ændrer arbejdsområde.
Lukning af sag
- Sagen, projektet, opgaven er afsluttet.
- Skriv til os og bed os om at lukke sagen.
For MAC-brugere
Som MAC-bruger har du brug for en tillægsapplikation, som hedder Horizon Client.
Den installeres normalt samtidigt med din Workzone-oprettelse. For alle VIP, som er inviteret til introduktion i efteråret 2021, følger der fra HR Data & Digitalisering en vejledning i, hvordan dette foregår.
Du kan tilgå Workzone webklient i Google Chrome, via dette link: https://workzone.uni.au.dk/app/client/. Bemærk, ikke alle funktioner virker på Mac’s styresystem, f.eks. integrationen til Office-programmerne.
Hvis du har brug for at kunne arbejde med Workzone fra Office-programmer, så opret en sag til HR Data og Digitalisering på support.au.dk som vil tildele dig en adgang via en Horizon Client, der giver dig et fjernskrivebord til en Virtuel Windows 10 maskine. Denne adgang må kun bruges til journalisering i Workzone.
Du skal selv installere Horizon Client før du kan tage det i brug.
AU's journalvejledning og retningslinjer
På AU's Workzone-hjemmeside kan du finde information og retningslinjer vedrørende journalisering og systemrelaterede muligheder.
Kommende introduktioner til VIP
Tilmeld dig via et af disse links.
- Onsdag, d. 23. februar - kl. 09.00-10.30 - Tilmeld dig her.
- Mandag, d. 28 februar - kl. 10.00-11.30 - Tilmeld dig her.
Coming introductions in English. Sign up via link.
- Wednesday, 23 February from 11.00-12.30 - Sign up here.
FOR TAP
Opret sag
Før du starter
- Hvad skal journaliseres? Spørg dig selv...| Tjek sagsliste
- Kend grundreglerne for journalisering på ARTS
- Kend reglerne omkring klassifikation af data
- Adgangsrettigheder (indblik/læseadgang) - Instruktion
- Findes sagen allerede? - Søgning: Video | Instruktion
- Tilføj eksterne parter
- Benyt denne printvenlige trin-for-trin vejledning (kun adgang for specifikt Team)
- Se HR-DD's gennemgang i arbejdet med sager og håndtering af dokumenter
- Du bør altid have deltaget i en grundlæggende træning, før du bruger Workzone, da IKK har lokale retningslinjer, som er vigtige at kende.
Håndter en sag
- Journaliser fra Outlook (indgående mail) - Video | Instruktion
- Journaliser fra Outlook (udgående mail) - Instruktion
- Journaliser fra Word, Excel, PowerPoint - Video | Instruktion
- Journaliser via stifinder/flere dokumenter ad gangen - Video | Instruktion
- Opret notat - Instruktion
- Opret og importer dokumenter via Word og Templafy - Video | Instruktion
- Del/send sag som link eller dokument - Video | Instruktion
- Arkiver et dokument - Instruktion
- Følg gerne alle trin i en sagsoprettelse på IKK - se vejledning længere nede i denne kolonne 'Retningslinjer/Feltudfyldning ved sagsoprettelse'
Afslut en sag
- Arkiver et dokument - Instruktion
- Luk (og genåbn) en sag - Video | Instruktion
Retningslinjer
Feltudfyldning ved sagsoprettelse
Der er følgende krav til felter, der skal udfyldes ved sagsoprettelse:
- Sag - vælg Emnesag
- Titel - alle sager skal starte med 'IKK'
- Sagsgruppe - se sagsoversigt for hjælp
- Standard dokumentklassifikation - se AU's vejledning
- Planlagt afslutningsdato - kendes den ikke, brug sidste dag i et år
- Parter - ved eksterne projekter skal parter tilføjes - se Arts vejledning
Følgende øvrige felter bør man være opmærksom på ved sagsoprettelse:
- Sagsbehandler - bør være den ansvarlige for sagen eller opgaven
- Ansvarlig enhed - er oftest den enhed, som sagsbehandleren tilhører
- Sagstekst - detaljer om sagen kan være en stor hjælp ved fremtidige søgninger
- Læseadgang - adgang til sagen kan begrænses ved valg af særlige enheder, indblik eller personer
- Projektnummer - ved eksterne projektbevillinger tilføjes dette
Du kan finde en pdf-vejledning her (kun adgang for visse Teams-brugere)
Roller & ansvar
Alle AUs ansatte er omfattet af journaliseringspligt, og som medarbejder skal du derfor journalisere alle dokumenter, breve, ind- og udgående mails, notater, mødereferater, telefonnotater osv., der vedrører AUs interne virke såvel som eksterne samarbejder.
Lovmæssigt er AU som statslig arbejdsplads, som enhver anden offentlig myndighed, forpligtiget til at kunne dokumentere, at man arbejder og træffer afgørelser ud fra principperne om god forvaltningsskik samt at universitetets midler og opgaver forvaltes korrekt.
Med andre ord, er det dit ansvar at sørge for, at relevante dokumenter og korrespondance inden for dit arbejdsområde journaliseres i Workzone.
Vejledninger
Søg efter en sag
Søgning efter sager og dokumenter kræver et par tips for at virke.
- TIP 1
Når du søger efter en sag, så brug ikke fritekstfeltet. Brug i stedet titelfeltet.
- TIP 2
Brug som minimum søgeoperatorerne (asterisk * og cirkumfleks ^) - se søgeoperatorer
- TIP 3
Jo mere præcis, du kan være i din søgning, jo større chance for succes fx ved at udfylde flere af sagens felter.
- TIP 4
Når du søger efter et dokument, kan du godt benytte fritekstfeltet. Her gælder samme søgetips som beskrevet for sager.
- Søg efter en sag og gem søgningen - Video | Instruktion
Fejlmeldinger og kendte fejl
- Check først denne liste: HR-DD's liste over kendte fejl
- Dernæst er du velkommen til at kontakte din superbruger
, som skal bruge disse oplysninger fra dig.
Dashboard og påmindelser
- Opret og tilpas/gem dashboard - Video (start ved 1:32) | Instruktion
- Indstil påmindelse - Video | Instruktion
Find flere vejledninger
Du kan finde et stort antal vejledninger - både instruktioner og videotutorials på HR-DD's hjemmeside fx:
FAQ | Quickguide | Del en sag eller dokumenter | Alle videovejledninger
Registreringspraksis for institutsekretariater
Se eksempler på dokumenter, som AU ønsker skal eller ikke skal journaliseres.
NYTTIG VIDEN FOR ALLE
Support & spørgsmål
Skriv til workzonesupport@cc.au.dk eller kontakt en fra vores TAP-support for at få hjælp.
Workzone Drop-in
Superbrugerne på IKK er klar til at tilbyde hjælp og vejledning på et af disse drop-in-møder.
Lovgivning, sikkerhed & registreringspraksis
Se denne video (10:55 min.) om AU's retningslinjer for journalisering i Workzone
Læs mere her
Adgangsrettigheder
- Sager vedrørende eksterne relationer og øvrige er tilgængelige til alle ansatte på IKK (enhed 1817).
- Sager vedrørende forskningsprojekter er kun tilgængelige for en del af ledelsen, superbrugerne, VIP'en selv og det lokale sekretariat.
Det er muligt at bede om adgangsbegrænsning eller -tilføjelser på sager eller dokumenter ifm. oprettelse af en sag.
Ny bruger
Hvad er Workzone?
Workzone er AU's elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem, som bl.a. sikrer, at AU lever op til sine journaliseringsforpligtelser iht. lovgivningen.
Formålet er desuden, at:
- sikre fælles grundlag for registreringspraksis på tværs af AU
- sikre fælles datagrundlag- og kvalitet
- sikre et fælles grundlag for videre digital understøttelse og vidensdeling på tværs af organisationen
Se videoen på denne side.
Læs mere om dit journaliseringsansvar i den blå midtersektion på siden under 'Retningslinjer/Roller & ansvar'.
Hvordan får jeg adgang?
- Du får adgang ved at oprette en sag ved HR-IT på denne side: https://support.au.dk
- Når du har fået adgang, kontakter du en superbruger ved IKK. Vi samler løbende op til miniwebinars eller sidemandsoplæring for nye brugere. Du bør ikke anvende Workzone, før du har gennemgået træning (TAP) eller introduktion (VIP).
- Her finder du HR-ITs instruktion til nye brugere.