Workzone er AU's journaliseringssystem, der skal understøtte vidensdeling på tværs af organisationen og sikre vores journaliseringsforpligtelser. Alle medarbejdere har et ansvar for at sikre dette.
På IKK har vi etableret en gruppe af administrative medarbejdere, som alle er trænet i Workzone og kan hjælpe dig med at oprette en sag. For at sikre, at alle oplysninger er med fra starten, bedes du udfylde denne formular. Vi sender dig et link til sagen, når vi har oprettet den.
Benyt denne formular, hvis du ønsker at oprette en sag angående forskningsansøgning eller -projekt.
Benyt denne formular, hvis du ønsker at oprette en sag angående eksterne relationer eller øvrige sager.
Se vejledning, prøv disse tjekspørgsmål og se eksempler på samme side.
Hvis du ønsker at ændre i din sag, kontakt TAP-supporten. Ændringer kunne fx være, hvis:
Som MAC-bruger har du brug for en tillægsapplikation, som hedder Horizon Client.
Den installeres normalt samtidigt med din Workzone-oprettelse. For alle VIP, som er inviteret til introduktion i efteråret 2021, følger der fra HR Data & Digitalisering en vejledning i, hvordan dette foregår.
Du kan tilgå Workzone webklient i Google Chrome, via dette link: https://workzone.uni.au.dk/app/client/. Bemærk, ikke alle funktioner virker på Mac’s styresystem, f.eks. integrationen til Office-programmerne.
Hvis du har brug for at kunne arbejde med Workzone fra Office-programmer, så opret en sag til HR Data og Digitalisering på support.au.dk som vil tildele dig en adgang via en Horizon Client, der giver dig et fjernskrivebord til en Virtuel Windows 10 maskine. Denne adgang må kun bruges til journalisering i Workzone.
Du skal selv installere Horizon Client før du kan tage det i brug.
På AU's Workzone-hjemmeside kan du finde information og retningslinjer vedrørende journalisering, roller & ansvar og systemrelaterede muligheder.
Der er følgende krav til felter, der skal udfyldes ved sagsoprettelse:
Følgende øvrige felter bør man være opmærksom på ved sagsoprettelse:
Du kan finde en pdf-vejledning her (kun adgang for visse Teams-brugere)
Alle AUs ansatte er omfattet af journaliseringspligt, og som medarbejder skal du derfor journalisere alle dokumenter, breve, ind- og udgående mails, notater, mødereferater, telefonnotater osv., der vedrører AUs interne virke såvel som eksterne samarbejder.
Lovmæssigt er AU som statslig arbejdsplads, som enhver anden offentlig myndighed, forpligtiget til at kunne dokumentere, at man arbejder og træffer afgørelser ud fra principperne om god forvaltningsskik samt at universitetets midler og opgaver forvaltes korrekt.
Med andre ord, er det dit ansvar at sørge for, at relevante dokumenter og korrespondance inden for dit arbejdsområde journaliseres i Workzone.
Søgning efter sager og dokumenter kræver et par tips for at virke.
Du kan finde et stort antal vejledninger - både instruktioner og videotutorials på HR-DD's hjemmeside fx:
FAQ | Quickguide | Del en sag eller dokumenter | Alle videovejledninger
Se eksempler på dokumenter, som AU ønsker skal eller ikke skal journaliseres.
Der er TAP-træningskursus den 27. september kl. 9.00-12.00. Tilmelding HER.
Skriv til workzonesupport@cc.au.dk eller kontakt en fra vores TAP-support for at få hjælp.
Se denne video (10:55 min.) om AU's retningslinjer for journalisering i Workzone
Det er muligt at bede om adgangsbegrænsning eller -tilføjelser på sager eller dokumenter ifm. oprettelse af en sag.
Workzone er AU's elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem, som bl.a. sikrer, at AU lever op til sine journaliseringsforpligtelser iht. lovgivningen.
Formålet er desuden, at:
Se videoen på denne side.
Læs mere om dit journaliseringsansvar i den blå midtersektion på siden under 'Retningslinjer/Roller & ansvar'.