WORKZONE for VIP
Hvad er Workzone?
Workzone er AU’s ESDH-system (Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering), som bruges til at journalisere afgørelser, som træffes af AU som myndighed samt relevant dokumentation af universitetets sagsbehandling i de administrative enheder samt administration i forbindelse med forskning.
Hvordan får jeg adgang og bruger det?
Du skal oprettes som bruger, før du kan få adgang. Kontakt workzonesupport@cc.au.dk.
Det forventes, at du som VIP gennemfører det onlinekursus, der tilbydes i brugen af Workzone inden for de første 3 måneder af din ansættelse.
Mit ansvar som VIP er...
- Som VIP eller afdelingsleder er det dit ansvar at sørge for, at relevante dokumenter og korrespondance journaliseres i Workzone i henhold til gældende lovgivning, som du skal kende.
- Når en sag er oprettet med hjælp fra TAP-supporten, er det dig, der skal journalisere mails, dokumenter og evt. efterfølgende notater fra samtaler eller anden korrespondance på den pågældende sag via din mailboks.
- Når en sag er afsluttet, er det dig, der skal bede TAP-supporten om at lukke sagen.
Opret en sag
På IKK har vi etableret en gruppe af administrative medarbejdere, som alle er trænet i Workzone og kan hjælpe dig med at oprette en sag. For at sikre, at alle oplysninger er med fra starten, bedes du udfylde en af nedenstående formularer. Vi sender dig et link til sagen, når vi har oprettet den.
Forskningssag
Benyt denne formular, hvis du ønsker at oprette en sag angående forskningsansøgning eller -projekt.
Eksterne relationer og øvrige sager
Benyt denne formular, hvis du ønsker at oprette en sag angående eksterne relationer eller øvrige sager.
Introduktion til Workzone
Introduktion (4:38)
Introduktion - gennemgang:
Tidspunkt | Emne |
| 00:00 | Introduktion og supportkoncept |
| 02:26 | Gråzoner |
Lovgivning (6:46)
Lovgivning - gennemgang:
Tidspunkt | Emne |
| 00:00 | Offentlighedsloven §15 og dokumenter berørt af offentlighedsloven |
| 02:30 | Offentlighedens §13 om notatpligt |
| 05:03 | Hvad er væsentligt? |
Aktindsigt (2:45)
Aktindsigt - gennemgang:
Tidspunkt | Emne |
| 00:00-02:45 | Offentlighedsloven §7 om aktindsigt |
Journalisering på AU (6:24)
Journaliseringspligt/AU - gennemgang:
Tidspunkt | Emne |
| 00:00 | AU's journaliseringsforpligtelse |
| 02:14 | Workzone - AU's elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH) |
| 03:55 | AU's journaliseringspolitik |
| 05:00 | Hvad skal ikke journaliseres? |
Journalisering som VIP på IKK (7:57)
Journalisering på IKK - gennemgang:
Tidspunkt | Emne |
| 00:00 | Sådan starter vi på IKK: Eksterne relationer/øvrige og forskningssager |
| 00:55 | Eksterne relationer |
| 02:16 | Forskningsprojekter - administration |
| 03:32 | Journalisering ved eksterne forskningsprojekter |
| 04:30 | Hvad skal VIP ikke journalisere? |
| 05:53 | Opbevaring af forskningsdata på AU |
| 06:54 | Snitflader og journalisering - journalisering i andre enheder på AU |
| 07:57 | Din rolle som VIP |
Demonstration - trin-for-trin (21:31)
Ændring for MAC-brugere
Fra efteråret 2022 er det nu muligt for MAC-brugere at få installeret en applikation, så journalisering kan foregå direkte fra Outlook.
Se videotutorial nedenfor, og ønsker du yderligere vejledning, så kontakt os: workzonesupport@cc.au.dk
Demonstration - gennemgang:
Tidspunkt | Emne |
| 00:00 | Hvad er VIP-light? Support | PC- vs. MAC-bruger |
| 03:38 | Nøglebegreber i Workzone |
| 06:80 | Sagsgang ved sagsoprettelse |
| 18:24 | Hvornår starter vi? |
| 02:04 | Sager og samlesager |
| 20:42 | Her finder du hjælp |
Demonstration af Workzone 365-appen (6:17)
Eksempler og spørgsmål
Eksempler på journalisering (især VIP)
Se dette opslagsværk for dokumentation, som især VIP arbejder med, og som skal journaliseres i Workzone (udarbejdet på IKK). Listen er ikke udtømmende.
Flere journaliseringseksempler (AU-krav)
Dette opslagsværk viser, hvilke dokumenter, AU har besluttet skal journaliseres både for TAP og VIP.
Hvilke opgaver skal gemmes i Workzone?
Er du i tvivl om, hvorvidt en opgave skal journaliseres i Workone, kan du bruge nedenstående spørgsmål som pejlemærker. Hvis du kan svare ja til ét eller flere af spørgsmålene, skal opgavens oplysninger og dokumenter gemmes på en sag i Workzone:
Kan der senere opstå klager eller komme anmodninger om aktindsigt?
Skal materialet danne grundlag for beslutninger eller afgørelser? Fx ift. ansættelse af medarbejder, afslag på/bevilling af merit, ansøgning om midler til eller planlægning af forskningsprojekter, godkendelse af en regel/strategi/politik, fastlæggelse af en arbejdsgang eller planlægning af et udbud?
Indsamler/noterer du sagsrelevant viden, der kan blive brug for til at løse en opgave eller til at løse lignende opgaver i fremtiden?
Udarbejder du en dagsorden/et referat i et mødeforum, hvor der træffes beslutninger, fx et ledermøde?
Træffer du beslutning om at indgå i et eksternt samarbejde med myndigheder, virksomheder, interesseorganisationer eller lign.?
Udfører du myndighedsbetjening?
Arbejder du på en forskningsansøgning eller på at indgå en formel aftale?
Yder du rådgivning eller optræder som ekspert?
Indgår du et kontraktlignende forhold, fx ifm. indkøb, udlån af udstyr eller analysearbejde?
Søger du om tilladelse eller godkendelse fra offentlige myndigheder?
VIP's spørgsmål & svar
Her finder du en oversigt over de spørgsmål samt svar stillet af VIP under introduktionerne på flere af Arts institutter.
Fejlfinding
Workzone-knappen er væk
Workzoneknappen er afhængig af netværksforbindelse til Workzoneserveren via VPN eller sikkert kablet netværk.
Hvis du falder af VPN eller skifter mellem forskellige netværk, vil du kunne opleve at din knap forsvinder eller at almindelige funktioner fejler.
Løsning: Genstart din pc på kablet netværk og kontroller at du er korrekt forbundet ved at starte Workzone i din browser.
Workzoneknappen kan også forsvinde kortvarigt ved opdateringer af Officepakken.
Løsning: Lad computeren gennemføre opdateringerne. Lav de krævede genstarter.
Fejlmeddelelse - API not supported
Dette gælder kun ved brug af den grønne Workzone-knap.
Workzone 365-appen kan ikke journalisere mails fra funktionspostkasser, men forhåbentlig kommer der en løsning på dette i en af de kommende opdateringer fra KMD.
Vedhæftede filer kan ikke fravælges
Dette gælder kun ved brug af den grønne Workzone-knap.
Selvom man fravælger/afklikker vedhæftede dokumenter i en mail, bliver de alligevel gemt med mailen på sagen. Fejlen forventes løst i oktober 2023-opdateringen.
Vejledninger
Gem mail fra Outlook til Workzone
Her finder du en instruktion på, hvordan du journaliserer med Workzone 365-applikationen enten som Mac- eller PC-bruger.
Her finder du en instruktion på, hvordan du journaliserer fra Outlook enten som PC-bruger - eller som Mac-bruger via Horizon Client-applikationen.
- Gem indgående eller eksisterende mail på sag fra Outlook - Video | Instruktion
- Gem flere mails samtidig - Instruktion - virker kun med applikationen for PC'ere.
Oprettelse, ændring og lukning af sag
Oprettelse af en sag
- Anvend en af de grønne knapper øverst i denne kolonne. Når du udfylder disse, sikrer vi, at vi har alle oplysninger, der skal bruges for at oprette en sag til dig.
- Når du har udfyldt formularen og sendt den afsted, opretter vi en sag til dig i systemet.
- Vi sender dig en mail med link til sagen, når den er oprettet
- - PC-brugere og Mac-brugere med Horizon Client: Klik på linket i den mail, du modtager, hvilket vil lede dig ind i Workzone-systemet. Du kan blot lukke Workzone ned igen og gå tilbage til Outlook (det kan være nødvendigt at klikke på Refresh i 'Gem Elementet'-knappen).
- - PC-brugere og Mac-bruger med Workzone 365-applikationen: Du kan nu finde din sag ved at søge på den i søgefeltet i Workzone-appen eller ved at benytte (AU Webmail - sådan bruger du AU-webmail) og journalisere herfra.
Ændringer i en sag
Hvis du ønsker at ændre i din sag, kontakt TAP-supporten. Ændringer kunne fx være, hvis:
- En eller flere AU-kolleger skal have adgang til en sag (kun for sager, der har adgangsbegrænsning).
- En eller flere AU-kolleger skal have fjernet adgang til en sag (kun for sager, der har adgangsbegrænsning).
- Der skal tilføjes en ekstern part/interessent på en sag (det betyder ikke, at vedkommende får adgang).
- En forskningsansøgning ændres til en bevilling.
- Du ikke længere er den ansvarlige for sagen, hvis du fx forlader AU eller ændrer arbejdsområde.
Lukning af sag
- Sagen, projektet, opgaven er afsluttet.
- Skriv til os og bed os om at lukke sagen.
For Mac-brugere
Løsning for MAC-brugere - journalisering direkte fra Outlook med ny applikation Workzone365
Ifm. udrulningen af Workzone var det kun muligt for MAC-brugere at journalisere via et fjernskrivebord. Alle IKK-Workzonebrugere burde nu have installeret en applikation, som gør det muligt at journalisere direkte fra Outlook på en MAC uden fjerneskrivebordet (VM Horizon Client).
Du kan se, hvordan Workzone 365-applikationen ser ud i det lille skærmprint øverst til højre.
Løsning for MAC-brugere - journalisering med fjernskrivebord VM Horizon Client
Som MAC-bruger uden den ovennævnte applikation har du brug for en tillægsapplikation, som hedder Horizon Client. Denne applikation er et fjernskrivebord til en Virtuel Windows 10 maskine. For alle VIP, som har fået tildelt adgang til Workzone, følger der fra HR Data & Digitalisering en vejledning i, hvordan denne tillægsapplikation installeres. Du skal selv installere Horizon Client, før du kan tage det i brug.
Du kan tilgå Workzone webklient i Google Chrome, via dette link: https://workzone.uni.au.dk/app/client/. Bemærk, ikke alle funktioner virker på Mac’s styresystem, f.eks. integrationen til Office-programmerne.
Horizon Client må kun bruges til journalisering i Workzone.
Vejledning i ny Workzone 365-applikation
Den 12. april 2023 installeres den nye applikation - Workzone 365 - på alle VIP-computere.
Mac-brugere
Denne nye app betyder, at Mac-brugere ikke længere skal benytte et fjernskrivebord (VMware Horizon Client) – og efter installationen kan du journalisere direkte fra Outlook-applikationen på computeren eller via AU-webmail.
PC-brugere
Den nye app installeres også hos PC-brugere, som derefter vil have både den nuværende version (’Gem Elementet’) samt den nye app installeret (’WorkZone’) tilgængelig i Outlook. Begge kan benyttes. Der er dog lidt forskel på, hvad det to apps kan håndtere, men den nye Workzone 365 vil på sigt erstatte den nuværende.
Lidt teknik
- Som altid, skal du være på AU’s kablede netværk eller VPN for at kunne bruge Workzone – Eduroam er ikke tilstrækkeligt.
- Du kan tage appen i brug ca. 1 døgn efter, installationen er sket.
- Hvis du ikke har Microsoft 365 installeret og oplever problemer, kontakt da Arts IT eller tjek denne FAQ for hurtig selvhjælp.
- Applikationen forbedres løbende, så vend gerne tilbage, hvis noget synes uhensigtsmæssigt. Feedback er velkomment.
- Benyt Workzone 365-appen via AU Webmail – Sådan bruger du AU Webmail
→ Se denne 6-minutters videoinstruktion i brugen af den nye applikation.
AU's journalvejledning og retningslinjer
På AU's Workzone-hjemmeside kan du finde information og retningslinjer vedrørende journalisering, roller & ansvar og systemrelaterede muligheder.
Du finder AU's journalvejledning her.
NYTTIG VIDEN FOR ALLE
Support & spørgsmål
Skriv til workzonesupport@cc.au.dk eller kontakt en fra vores TAP-support for at få hjælp.
Lovgivning, sikkerhed & registreringspraksis
Se denne video (10:55 min.) om AU's retningslinjer for journalisering i Workzone
Læs mere her
Adgangsrettigheder
- Sager vedrørende eksterne relationer og øvrige er tilgængelige til alle ansatte på IKK (enhed 1817).
- Sager vedrørende forskningsprojekter er kun tilgængelige for en del af ledelsen, superbrugerne, VIP'en selv og det lokale sekretariat.
Det er muligt at bede om adgangsbegrænsning eller -tilføjelser på sager eller dokumenter ifm. oprettelse af en sag.
Ny bruger
Hvad er Workzone?
Workzone er AU's elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem, som bl.a. sikrer, at AU lever op til sine journaliseringsforpligtelser iht. lovgivningen.
Formålet er desuden, at:
- sikre fælles grundlag for registreringspraksis på tværs af AU
- sikre fælles datagrundlag- og kvalitet
- sikre et fælles grundlag for videre digital understøttelse og vidensdeling på tværs af organisationen
Se videoen på denne side.
Læs mere om dit journaliseringsansvar i den blå midtersektion på siden under 'Retningslinjer/Roller & ansvar'.
Hvordan får jeg adgang?
- Du får adgang ved at henvende dig til en superbruger på IKK - skriv til denne mail: workzonesupport@cc.au.dk
- Når du har fået adgang, kontakter du en superbruger ved IKK. Er du VIP bedes du tage de webinars, der er tilgængelige på denne side. Er du TAP, skal du have træning og kontakter en af superbrugerne
Du må ikke anvende Workzone, før du har gennemgået træning (TAP) eller introduktion (VIP). - Her finder du HRDD's instruktion til nye brugere.