Workzone er AU’s ESDH-system (Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering), som bruges til at journalisere afgørelser, som træffes af AU som myndighed samt relevant dokumentation af universitetets sagsbehandling i de administrative enheder samt administration i forbindelse med forskning.
Du skal oprettes som bruger, før du kan få adgang. Kontakt workzonesupport@cc.au.dk.
Det forventes, at du som VIP gennemfører det onlinekursus, der tilbydes i brugen af Workzone inden for de første 3 måneder af din ansættelse.
På IKK har vi etableret en gruppe af administrative medarbejdere, som alle er trænet i Workzone og kan hjælpe dig med at oprette en sag. For at sikre, at alle oplysninger er med fra starten, bedes du udfylde en af nedenstående formularer. Vi sender dig et link til sagen, når vi har oprettet den.
Benyt denne formular, hvis du ønsker at oprette en sag angående eksterne relationer eller øvrige sager.
Benyt denne formular, hvis du behandler enkeltstående henvendelser eller aktiviteter. Fx enkeltstående pressehenvendelser, henvendelser fra eksterne aktører såsom myndigheder, virksomheder, organisationer og privatpersoner
Benyt denne formular, hvis du ønsker at oprette en sag angående forskningsansøgning eller -projekt.
Her finder du optagelser af det obligatoriske webinar for VIP på IKK vedrørende journalisering i Workzone.
I denne nye udgave er der lagt lidt mindre vægt på lovgivningen og større vægt på den praktiske det. Ønsker du at vide mere om lovgivningen, anbefales det, at du besøger de optagelserne fra webinaret i 2022, som du finder længere nede på denne side.
Videoerne er opdateret i august 2024 - og kan gennemføres i bidder. I parenteser angives varigheden.
Tidspunkt | Emne |
00:00 | Introduktion | Hvad er Workzone? |
01:03 | Hvorfor skal vi journalisere? |
01:54 | Journaliseringspligt | Hjælp til at oprette sager |
Tidspunkt | Emne |
00:00 | Hvad er en sag? |
00:31 | Tre slags sager |
01:08 | Hvordan får du oprettet en sag? |
01:39 | Informationer om sagen |
02:06 | Løbende journalisering |
02:15 | Formularer til oprettelse af en sag |
02:35 | Hvem er sagsparter? |
03:19 | Hvem har adgang til en sag? |
04:05 | Krav til anvendelse |Hvordan journaliserer du? |
Tidspunkt | Emne |
00:00 | Vejledning på MIKK | Find formularerne til oprettelse af en sag |
00:31 | Hvilke dokumenter skal journaliseres? Find eksempler | VIP Workzone Q&A |
01:46 | TAP-support kan hjælpe |
Tidspunkt | Emne |
00:00 | Forudsætninger for at benytte applikationen |
01:10 | Demonstration af journalisering via webmail (www.webmai.au.dk) |
01:59 | Log-in og demonstration fortsat |
05:13 | Hvordan ser det ud på en Mac? |
05:38 | Hjælp via IKK's medarbejderportal |
Her finder du optagelser af det obligatoriske webinar for VIP på IKK vedrørende journalisering i Workzone. Videoerne er en optagelse fra et webinar gennemført d. 28. februar 2022 - og kan gennemføres i bidder. I parenteser er der angivet, hvor lang tid hver video varer.
Tidspunkt | Emne |
00:00 | Introduktion og supportkoncept |
02:26 | Gråzoner |
Tidspunkt | Emne |
00:00 | Offentlighedsloven §15 og dokumenter berørt af offentlighedsloven |
02:30 | Offentlighedens §13 om notatpligt |
05:03 | Hvad er væsentligt? |
Tidspunkt | Emne |
00:00-02:45 | Offentlighedsloven §7 om aktindsigt |
Tidspunkt | Emne |
00:00 | AU's journaliseringsforpligtelse |
02:14 | Workzone - AU's elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH) |
03:55 | AU's journaliseringspolitik |
05:00 | Hvad skal ikke journaliseres? |
Tidspunkt | Emne |
00:00 | Sådan starter vi på IKK: Eksterne relationer/øvrige og forskningssager |
00:55 | Eksterne relationer |
02:16 | Forskningsprojekter - administration |
03:32 | Journalisering ved eksterne forskningsprojekter |
04:30 | Hvad skal VIP ikke journalisere? |
05:53 | Opbevaring af forskningsdata på AU |
06:54 | Snitflader og journalisering - journalisering i andre enheder på AU |
07:57 | Din rolle som VIP |
Se dette opslagsværk for dokumentation, som især VIP arbejder med, og som skal journaliseres i Workzone (udarbejdet på IKK). Listen er ikke udtømmende.
Dette opslagsværk viser, hvilke dokumenter, AU har besluttet skal journaliseres både for TAP og VIP.
Er du i tvivl om, hvorvidt en opgave skal journaliseres i Workone, kan du bruge nedenstående spørgsmål som pejlemærker. Hvis du kan svare ja til ét eller flere af spørgsmålene, skal opgavens oplysninger og dokumenter gemmes på en sag i Workzone:
Kan der senere opstå klager eller komme anmodninger om aktindsigt?
Skal materialet danne grundlag for beslutninger eller afgørelser? Fx ift. ansættelse af medarbejder, afslag på/bevilling af merit, ansøgning om midler til eller planlægning af forskningsprojekter, godkendelse af en regel/strategi/politik, fastlæggelse af en arbejdsgang eller planlægning af et udbud?
Indsamler/noterer du sagsrelevant viden, der kan blive brug for til at løse en opgave eller til at løse lignende opgaver i fremtiden?
Udarbejder du en dagsorden/et referat i et mødeforum, hvor der træffes beslutninger, fx et ledermøde?
Træffer du beslutning om at indgå i et eksternt samarbejde med myndigheder, virksomheder, interesseorganisationer eller lign.?
Udfører du myndighedsbetjening?
Arbejder du på en forskningsansøgning eller på at indgå en formel aftale?
Yder du rådgivning eller optræder som ekspert?
Indgår du et kontraktlignende forhold, fx ifm. indkøb, udlån af udstyr eller analysearbejde?
Søger du om tilladelse eller godkendelse fra offentlige myndigheder?
Her finder du en oversigt over de spørgsmål samt svar stillet af VIP under introduktionerne på flere af Arts institutter.
Workzoneknappen er afhængig af netværksforbindelse til Workzoneserveren via VPN eller sikkert kablet netværk.
Hvis du falder af VPN eller skifter mellem forskellige netværk, vil du kunne opleve at din knap forsvinder eller at almindelige funktioner fejler.
Løsning: Genstart din pc på kablet netværk og kontroller at du er korrekt forbundet ved at starte Workzone i din browser.
Workzoneknappen kan også forsvinde kortvarigt ved opdateringer af Officepakken.
Løsning: Lad computeren gennemføre opdateringerne. Lav de krævede genstarter.
Her finder du en instruktion på, hvordan du journaliserer med Workzone 365-applikationen enten som Mac- eller PC-bruger.
Her finder du en instruktion på, hvordan du journaliserer fra Outlook enten som PC-bruger - eller som Mac-bruger via Horizon Client-applikationen.
Hvis du ønsker at ændre i din sag, kontakt TAP-supporten. Ændringer kunne fx være, hvis:
Ifm. udrulningen af Workzone var det kun muligt for MAC-brugere at journalisere via et fjernskrivebord. Alle IKK-Workzonebrugere burde nu have installeret en applikation, som gør det muligt at journalisere direkte fra Outlook på en MAC uden fjerneskrivebordet (VM Horizon Client).
Du kan se, hvordan Workzone 365-applikationen ser ud i det lille skærmprint øverst til højre.
Som MAC-bruger uden den ovennævnte applikation har du brug for en tillægsapplikation, som hedder Horizon Client. Denne applikation er et fjernskrivebord til en Virtuel Windows 10 maskine. For alle VIP, som har fået tildelt adgang til Workzone, følger der fra HR Data & Digitalisering en vejledning i, hvordan denne tillægsapplikation installeres. Du skal selv installere Horizon Client, før du kan tage det i brug.
Du kan tilgå Workzone webklient i Google Chrome, via dette link: https://workzone.uni.au.dk/app/client/. Bemærk, ikke alle funktioner virker på Mac’s styresystem, f.eks. integrationen til Office-programmerne.
Horizon Client må kun bruges til journalisering i Workzone.
På AU's Workzone-hjemmeside kan du finde information og retningslinjer vedrørende journalisering, roller & ansvar og systemrelaterede muligheder.
Du finder AU's journalvejledning her.
Den 12. april 2023 installeres den nye applikation - Workzone 365 - på alle VIP-computere.
Denne nye app betyder, at Mac-brugere ikke længere skal benytte et fjernskrivebord (VMware Horizon Client) – og efter installationen kan du journalisere direkte fra Outlook-applikationen på computeren eller via AU-webmail.
Den nye app installeres også hos PC-brugere, som derefter vil have både den nuværende version (’Gem Elementet’) samt den nye app installeret (’WorkZone’) tilgængelig i Outlook. Begge kan benyttes. Der er dog lidt forskel på, hvad det to apps kan håndtere, men den nye Workzone 365 vil på sigt erstatte den nuværende.
→ Se denne 6-minutters videoinstruktion i brugen af den nye applikation.
Knappen er der simpelthen ikke..
Knappen er der, men er grå/inaktiv...
Mac-bruger: Hvor er applikationen? ...
Mac-bruger: Jeg kan ikke logge på...
Hvordan søger jeg en sag frem?...
Skal jeg oprette en sag for hver ny opgave?...
Hvad skal jeg egentlig journalisere?
Skriv til workzonesupport@cc.au.dk eller kontakt en fra vores TAP-support for at få hjælp.
Se denne video (10:55 min.) om AU's retningslinjer for journalisering i Workzone
Det er muligt at bede om adgangsbegrænsning eller -tilføjelser på sager eller dokumenter ifm. oprettelse af en sag.
Workzone er AU's elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem, som bl.a. sikrer, at AU lever op til sine journaliseringsforpligtelser iht. lovgivningen.
Formålet er desuden, at:
Se videoen på denne side.
Læs mere om dit journaliseringsansvar i den blå midtersektion på siden under 'Retningslinjer/Roller & ansvar'.