Vip-O-Matic er et administrativt system til registrering af arbejdstid for fast- og tidsbegrænset videnskabelige medarbejdere med forskningsforpligtelse ifm. tidsregistrering af arbejdsopgaver relateret til uddannelse, ph.d.- området, administration og rekruttering af medarbejdere.
Institutsekretariatet står for at registrere timerne i Vipomatic i dialog med afdelingslederne.
To gange årligt vil du blive kontaktet af institutsekretariatet vedrørende validering af din arbejdstid i foregående semester: i september/oktober vedr. foråret og i marts/april vedr. efteråret.
Der bliver via mails og nyhedsbrev orienteret herom. Først herefter kan regnskabet betragtes som retvisende og endeligt; inden da er det et arbejdsdokument.
Arbejdstidsaftalen (gældende fra 1. januar 2023 til den 31. december 2025) for Arts beskriver rammerne for arbejdsopgaver for videnskabeligt ansatte. I Vipomatic bliver de konkrete arbejdstimer for undervisningsrelaterede og administrative arbejdsopgaver registreret for den enkelte medarbejder.
Arbejdstimer relateret til forskning, videnudveksling, forskningsbaseret myndighedsbetjening og forskningsadministration er ikke omfattet af denne aftale. Disse opgaver inkluderer bl.a. forskningsaktiviteter, publicering, redaktionelt arbejde med videnskabelige publikationer og fagfællebedømmelser, deltagelse i forskningsprogrammer og forskningsenheder samt faglige udvalg/arbejdsgrupper; aktiv deltagelse ved eller planlægning af konferencer, seminarer og netværk; forberedelse af og/eller deltagelse i ansøgninger om interne og eksterne forskningsmidler og administration af projekter og bevillinger; ansøgninger om gæsteforskere og håndtering af deres besøg; samt basisopgaver og anden administration i forbindelse med forskning, videnudveksling og forskningsbaseret myndighedsbetjening, herunder inddatering i PURE. Den overordnede forventning til forskningsindsatsen fremgår af notatet Forskningstilsyn på Arts jf. side 5.
Timekompensationen ved undervisning, eksamen og administrative opgaver opgøres jf. normer fastsat i Arbejdstidsaftalen for Arts og supplerende aftaler på fakultets- og/ eller institutniveau. Det er et fælles ansvar for ledelse og medarbejdere, at der er timemæssig balance over flere semestre.
To gange årligt vil du blive kontaktet af institutsekretariatet vedrørende validering af din arbejdstid i foregående semester: i oktober vedr. foråret og i marts-april vedr. efteråret. Her vil du blive bedt om at skrive eventuelle rettelser ind i følgende skema:
Skema til validering (Download Excel-dokument via linket)
Når du udfylder skemaet med dine rettelser, er det vigtigt, at du:
Skemaet sendes til arbejdstid@cc.au.dk
Du har også mulighed for at sende rettelser til timeregnskabet løbende - du bedes også her bruge ovenstående skema.
For at finde timer til disse forbedringer er man blevet enige om at sænke timetal til specialebedømmelser fra 10 til 7 timer, ligesom der ikke ydes timer til både specialevejledning og ph.d.-vejledning for ph.d.-studerende indskrevet på 4+4 ordningen.