Adgang til sager & dokumenter - indblik

FOR VIP

Om adgangsrettigheder

For at sikre muligheden for at samarbejde og vidensdeling på tværs af AU, er sager i Workzone som udgangspunkt læsbare for alle medarbejdere på IKK.

Har din sag karakter af fortrolighed eller indeholder fortrolige eller følsomme oplysninger, har du mulighed for at begrænse adgangen til en hel sag eller blot enkelte dokumenter i en sag.

Det gør du ved at oplyse dette i forbindelse med oprettelsen. Formularene, du skal udfylde ifm. sagsoprettelsen, spørger til dette. Dog begrænses adgangen til forskningsrelaterede sager.

Sagstype
Standardadgang
Specialadgang
Eksterne relationer
 og øvrige sager

Alle ansatte på IKK

Ja - angiv i formular.

Forsknings-
relaterede sager

VIP, institutleder, sekretariats-
leder, IKK-superbrugere og det lokale sekretariat /studentermedhjælp.

Ja - angiv i formular.

Du skal dog være opmærksom på, at det kun er tilladt at tilgå sager, der er relevante i en arbejdsmæssig sammenhæng. Da systemet logges, skal AU-medarbejdere således kunne begrunde, hvilken relevans sagen har haft i relation til deres opgaver.

Hvis en medarbejder uberettiget læser sager uden relevans for sine arbejdsopgaver, vil dette være forbundet med et tjenstligt ansvar og kan udløse en disciplinærsag.

FOR TAP

Hvorfor 'indblik'?

For at sikre muligheder for at samarbejde og vidensdele på tværs af AU, er emnesagerne i Workzone som udgangspunkt åbne for alle medarbejdere på IKK.

Sager med følsomme eller fortrolige personoplysninger er naturligvis ikke åbne. Studenter- og personalesager bliver således automatisk oprettet med adgangsbegrænsning, men disse håndteres af HR.

Du skal være opmærksom på, at det kun er tilladt at tilgå sager, der er relevante i en arbejdsmæssig sammenhæng. Da systemet logges, skal du således kunne begrunde, hvilken relevans sagen har haft i relation til dine opgaver. Hvis du uberettiget læser sager uden relevans for dine arbejdsopgaver, vil dette være forbundet med et tjenstligt ansvar og kan udløse en disciplinærsag.

Der findes tre typer af indblik: Organisatorisk indblik, emneindblik og personligt indblik. Læs mere herunder.

Organisatorisk indblik

På IKK skal alle sager som minimum oprettes med læseadgang til enhedsnummer 1817, som betyder, at alle medarbejdere, der organisatorisk er tilknyttet IKK (1817, som er hele instituttet), kan tilgå den pågældende sag.­


Fordelen ved organisatorisk indblik er, at brugerne automatisk har adgang til indblikket, så længe de er tilknyttet enheden.

Indblikket er hierarkisk og følger den gældende organisation baseret på AU's enhedregister. 

Du kan slå organisationshierarkiet op her: https://mit.au.dk/guide

Funktionsindblik eller emneindblik

Emneindblik oprettes, når man ønsker at dele en sag eller dokument tværorganisatorisk fx ifm. en arbejdsgruppe eller udvalg. Det skal bestilles ved HR-DD og skal vedligeholdes af sagsbehandler via HR.


Fordelen ved de funktionsindblik er, at de kombinere medarbejdere på tværs af afdelinger og enheder, så de passer ind i arbejdsgange. 

Ulempen er, at de skal vedligeholdes via en manuel proces. Hver enkelt bruger skal tilmeldes og afmeldes efter behov ved henvendelse til HR-DD support (via support@au.dk).

Hvis du får oprettet et emne- eller funktionsindblik fx med specifikke, tværorganisatoriske medarbejdere fx medlemmer af det lokale samarbejdsudvalg, skal det oprettes af HR-DD, og du skal vedligeholde det manuelt. Overvej det derfor nøje, inden du beslutter dig for at få oprettet et indblik.

Se dette skærmprint. Feltet hedder 'Læseadgang'.

Personligt indblik

Når der sættes personligt indblik på en sag eller dokument, gives der kun specifik adgang til denne person, hvilket ved stillingsskift kan besværliggøre vedligehold betydeligt.


Fordelen er, at indblikket kan sættes på ad hoc.

Ulempen er, at man mister overblikket over, hvem har adgang til hvad. Det er vigtigt at kunne styre, hvem der har adgang til hvilke sager, så hvis det personlige indblik bruges for ofte, forsvinder dette overblik meget let.

På IKK fraråder vi så vidt muligt, at der bruges personligt indblik, men anerkender, at det kan være nødvendigt i forbindelse med fortrolige sager fx forskningsrelateret korrespondance. Derfor sætter vi som standard adgangsbegrænsning på forskningsrelaterede sager.

Hvis man som TAP opretter en sag på vegne af en VIP og sætter personligt indblik på for den specifikke VIP, skal man huske at sætte sig selv evt. det lokale sekretariats enhedsnummer på, da man ellers vil miste adgang til sagen.

Indblik, der begrænses hierarkisk lavere end IKK 1817, SKAL tilføjes indblikket kaldet IKKLedSUP.

Kontakt evt. din superbruger for at få vejledning i brug af indblikstyper.

Hvor er indbliksfeltet?

Se dette skærmprint. Feltet hedder 'Læseadgang'.

IKK's retningslinjer om indblik

På IKK anbefaler vi, at så vidt det er muligt, begrænser man sig til at benytte organisatorisk indblik ved sagens oprettelse (afhængigt af sagstype) dvs. enhedsnummer IKK 1817. Det er sagsbehandleren/den sagsansvarlige, der vurderer, hvor bredt eller snævert indblikket skal være.

Hvis du ønsker at oprette et brugerdefineret indblik, også kaldet emne- eller funktionsindblik fx med specifikke, tværorganisatoriske medarbejdere, skal det oprettes af HR-DD, og du skal vedligeholde det manuelt. Overvej det derfor nøje, inden du beslutter dig for at få oprettet et indblik og kontakt gerne en IKK-superbruger for vejledning.

Det anbefales det så vidt muligt at undgå personligt indblik. Hvis man som TAP opretter en sag på vegne af en VIP og sætter personligt indblik på for den specifikke VIP, så tilføj også det lokale sekretariats enhedsnummer, da man ellers vil miste adgangen til sagen.

For alle tre ovennævnte typer indblik gælder det, at hvis adgangen begrænses hierarkisk lavere end IKK 1817, SKAL emneindblikket kaldet IKKLEDSUP altid tilføjes.

Det er ikke forbudt at fremsøge sager og dokumenter (det kan man faktisk ikke undgå), men man må ikke åbne sager og dokumenter, som man ikke har retmæssigt adgang til. 

Tommelfingerregel

  1. Sæt fortrinsvis organisatorisk indblik på (for hele IKK er det 1817)
    Find andre enhedsnumre på https://mit.au.dk/guide/
  2. Sætter du et lavere indblik på end 1817 eller et begrænset indblik, så skal IKKLEDSUP også tilføjes. 
  3. Overvej grundigt, om det er nødvendigt at sætte indblik på, hvis sagen ikke er af fortrolig karakter. 
  4. Sæt indblik på, hvis VIP ønsker det eller du selv journaliserer materiale, som kan være fortroligt eller af anden lovmæssig grund ikke bør være tilgængeligt for alle.
  5. Sætter du et begrænsende indblik på for en, du opretter en sag for, så husk at tilføje dit sekretariats enhedsnummer - ellers kan du ikke tilgå sagen bagefter.
  6. Kontakt superbrugere for vejledning, hvis du er i tvivl.

Hvor er indbliksfeltet?

Se dette skærmprint. Feltet hedder 'Læseadgang'