Det er instituttets mål at tilbyde gode fysiske arbejdsforhold til dets ansatte – og samtidig udnytte de til rådighed stående faciliteter og bygninger mest hensigtsmæssigt.
Det er institutledelsen, der fordeler kontorerne. Fordelingen tager hensyn til de store forskelligheder, der er i kontorbestykningen på instituttets lokationer og endvidere til nedenstående principper.
Principper for kontorfordeling
Det overordnede kriterium for anvendelsen af kontorplads er funktionen. Et antal lokaler inddrages forlods til fælles funktioner som mødelokaler, staff rooms, køkkener, postrum, depoter etc.
Nedenstående principper gælder for fordelingen af kontorer til det videnskabelige personale:
- Der tilbydes så vidt muligt enkeltmandskontorer til adjunkter, lektorer, professorer og øvrige fuldtidsansatte fast-VIP.
- Ph.d.-studerende og postdocer tilbydes ofte flerpersonerskontorer. Der stræbes efter, at det ikke er de mindste kontorer, der fungerer som flermandskontorer'.
- Der tilbydes som udgangspunktet adgang til kontorfaciliteter til DVIP og efter aftale, hvis forholdene tillader det, evt. også til emeriti, typisk i flerpersonerskontorer.
- Der kan afsættes kontorplads til gæsteforskere.
- Afdelinger, fag, grupper og sektioner placeres så vidt muligt samlet. Der kan etableres særlige områder for fx ph.d.-studerende og ansatte på eksternt finansierede projekter.
- Institut-, studie-, afdelings- og sekretariatsledere tilbydes efter behov større kontorer med plads til mødefaciliteter. Der kan ligeledes tildeles større kontorer til andre med ledelsesfunktioner eller øvrige større mødebehov (fx ledere af større projekter og centre). Retten til det større kontor bortfalder med funktionen.
- Der tages hensyn til brugsmønstre, behov og udnyttelsesgrad ved fordelingen af kontorerne. Ansættelsens varighed kan ligeledes være et parameter. En titel som fx professor giver derimod ikke i sig selv særlige krav på kontorfaciliteter.
- Der stræbes efter, at medarbejdere ikke pålægges unødige flytninger og kontorrokader. Større flytterunder kan eksempelvis være begrundet i organisatoriske forandringer eller akkumulerede uhensigtsmæssigheder i kontorfordelingen.
- Hvis et kontor bliver tomt, tilbydes kollegerne (typisk fra samme afdeling) mulighed for at ønske at overtage det ledige kontor. Hvis flere ønsker kontoret, tildeles det til medarbejderen med længst anciennitet, medmindre andre særlige forhold (fx problemer konstateret ved en fysisk APV) gør sig gældende.