Instituttets afdelingssekretærer kan ofte hjælpe med afvikling af workshops, møder og mindre konferencer (som regel i samarbejde med studentermedhjælp).
Hvis du har brug for hjælp til arrangementer, bedes du kontakte sekretærerne i god tid.
Arts Kommunikation yder support ved konferencer med minimum 40 deltagere med eksterne deltagere/gæster. Se på denne side, hvordan Arts Kommunikation kan hjælpe.
Når du i arbejdssammenhæng tager gæster med ud at spise og regningen bliver på mere end kr. 3000, skal der om muligt foreligge en faktura udstedt til Aarhus Universitet, så vi kan få refunderet momsbeløbet. Det er ikke længere tilstrækkeligt med dokumentation i form af en bon eller anden kvittering.
Ved restaurantbesøg med en forventet betaling på mere end 3000 kr. anbefales det derfor, at du i forbindelse med bordreservation aftaler at regningen sendes via instituttets EAN nr. fremfor betaling med AU's kreditkort.
Spørg evt. din lokale afdelingssekretær til råds, de er informeret om de nye afregningsregler.
Skal du annoncere et arrangement, kan du kontakte IKK's lokale websupport for hjælp.
Find vejledning i annoncering af arrangementer her | Find skabeloner m.m. her.
Der er snævre rammer for, hvornår og hvad der må købes af forplejning. Normen er te, vand og kaffe, og normalt kan der ikke ydes forplejning ud over dette. AU’s regler forplejning til interne møder skal overholdes. Udgifter (ud over normen) skal på forhånd godkendes af din afdelingsleder.
Der er specifikke regler for forplejning i forbindelse med hhv. interne møder og repræsentation. Find de gældende regler her, inden du bestiller forplejning:
Forplejning sker iht. den gældende prokura. Kontakt din afdelingssekretær eller leder for nærmere vejledning.
Reglerne afstikker rammer for, hvad institutlederen kan godkende, og den enkelte udgift til såvel repræsentation som forplejning ved interne møder (ud over standarden) skal på forhånd godkendes af institutleder eller afdelingsleder.
Ansøgning med formål, deltagere og budget sendes til afdelingsleder.
Repræsentationsudgifter og forplejning ud over det nævnte under ’Forplejning ved interne møder’ kan i særlige tilfælde godkendes ved institutlederen, kontakt: head.cc@au.dk.
Reglerne gælder også ved eksternt finansierede projekter.
Forplejning til møder, seminarer og faglige arrangementer kan rekvireres via afdelingssekretærerne, eller evt. tilknyttede studentermedhjælpere ved eksterne projekter. Husk at oplyse anledning, deltagere og kontering (sagsnummer og sagsopgave).