Hvad skal jeg gøre som sekretær?
Læs her den planlagte proces for disse besøg, og hvad der er sekretærernes ansvar fra det tidspunkt, hvor VIP kontakter sit lokale sekretariat.
- VIP kontakter sit sekretariat for at få hjælp til praktikken omkring et besøg af en gæsteforelæser.
- Sekretariat sender mail til VIP med instruktioner (se mailskabelon til højre).
- VIP sikrer sig de nødvendige informationer inden udfyldelse af formular til sekretariatet.
- VIP sender formularen til sekretariatet - og hvis udfyldt tilfredsstillende, overtager sekretariatet korrespondancen med gæsteforelæseren.
(Obs! Formularens vedhæftede dokumenter sendes til sekretariatets teamfolder, resten sendes til funktionspostkassen) - Sekretariatet sender en mail (se mailskabelon til højre) til gæsten vedr. rejse, rejseudgifter, aflønning m.m. og overtager herfra korrespondancen til gæsten, når det drejer sig om de praktiske foranstaltninger. Er der ændringer til selve aftalen, skal VIP inddrages.
- I formularen til sekretariatet bedes VIP angive et maxbeløb for rejseudgifter. Hvis det præcise beløb tastes i REEX, og det derefter overskrides med et marginalt beløb, forsinker det processen i systemet. Derfor anbefales det (men er ikke et krav), at sekretariatet undlader at angive maxbeløb, og af samme grund tjekker, at gæstens angivne beløb i REEX svarer til værtens maxbeløb fra formularen.
- Sekretariatet journaliserer aftalen og et evt. program i Workzone.