Besøg og aflønning af eksterne gæster (gæsteforelæsere, opponenter m.fl.)

Læs dette grundigt, før du går i gang


Når du skal have besøg af en gæst (kort besøg), skal du nu udfylde den relevante formular nedenfor - og modtager vi de nødvendige oplysninger fra dig i formularen, overtager vi i sekretariatet korrespondancen med din gæst omkring rejse, hotel, rejseudgifter m.m.

Vær opmærksom på, at denne proces kun kan benyttes til gæster på et kort ophold fx i forbindelse med foredrag, gæsteundervisning o.lign. - ikke gæsteforskere med længere ophold. 


1. Baggrundsscreeningsproces for gæsteforskere og -undervisere uden dansk statsborgerskab

Værten skal altid oplyse gæstens statsborgerskab.  

Denne vejledning beskriver proceduren for at være vært for gæsteforskere eller undervisere, der ikke har dansk statsborgerskab. Som vært er du ansvarlig for at sikre overholdelse af alle trin, før der udsendes en invitation. For yderligere oplysninger om dette krav, se Background screening on visiting scholars - Aarhus University


Bekræft statsborgerskab 
Bed gæsten om at angive sit statsborgerskab(er). Dette trin er obligatorisk for alle gæster, uanset om de har bopæl i Danmark eller i udlandet. 

Afgør behovet for baggrundsscreening 
Hvis gæsten ikke har statsborgerskab fra et URIS-land, kræves der ikke baggrundsscreening, og du kan fortsætte til trin 2. Værten får aftalen godkendt af AL
Hvis gæsten har statsborgerskab fra et URIS-land (p.t. Kina, Rusland eller Iran), er en baggrundsscreening obligatorisk. Fortsæt til Baggrundsscreening for gæster med statsborgerskab fra et URIS-land

Baggrundsscreening for gæster med statsborgerskab fra et URIS-land 
Såfremt gæsten har statsborgerskab i Kina, Rusland eller Iran, er det dit ansvar at indhente følgende baggrundsdokumentation fra gæsten, til screeningsprocessen: 

  • Gæsteforskerens CV og publikationsliste
  • Datoerne for og varigheden af gæsteforskerens ophold på AU
  • Dit navn, institut, afdeling og kontaktoplysninger 
  • Navn på institutlederen, der er ansvarlig for at gennemgå baggrundstjekket


Dernæst skal du udfylde del 1 af dette skema og sende det til: AU BSO (Background Screening Office) backgroundscreening@au.dk

Se procesoversigt her 

Afvent resultaterne af URIS-screeningen, før du fortsætter. 
Bemærk: Der må ikke udstedes en invitation, før screeningsprocessen er gennemført, og institutlederen har taget en beslutning. 

Hvis institutlederen godkender gæsten, går værten videre til trin 2. Værten får aftalen godkendt af AL

Hvis institutlederen ikke godkender gæsten, skal værten give gæsten besked om, at invitationen ikke kan udstedes og processen afsluttes. 

Vi beder dig derfor om at gøre følgende:

  1. Allerførst: Gennemgå ovenstående punkt (Baggrundsscreeningsproces for gæsteforskere og -undervisere uden dansk statsborgerskab).
  2. Sikre dig, at du har indhentet den nødvendige dokumentation (en godkendelse fra afdelingsleder eller bevillingshaver samt et program/aftale for gæsten).
  3. Vær allerede nu opmærksom på, om du har at gøre med en gæst med dansk eller udenlandsk bopæl, og har du brug for yderligere forklaring på, hvad der skal bruges af informationer, kan du læse den relevante vejledning (blå eller grøn).
  4. Udfyld dernæst formularen nedenfor (som du vælger ud fra, hvilket sekretariat, du tilhører), så vi har de nødvendige oplysninger om din gæst, hotel, aflønning og arrangement.

Mange tak for dit samarbejde.


Se denne tjekliste!


Denne proces skal benyttes til gæster på et kort ophold fx i forbindelse med foredrag, gæsteundervisning, opponenter o.lign. - ikke gæsteforskere med længere ophold. 


Se denne tjekliste for de informationer, du skal have klar, inden du udfylder en af formularerne.

  • Din leders godkendelse skal vedhæftes
  • Program/aftale/korrespondance vedr. aftale for gæstens besøg skal vedhæftes
  • Gæstens fulde navn, email og bopælsland 
  • Start-/slutdato for arrangementet
  • Evt. booking af hotel (ankomst-/afrejsedato)
  • Evt. rejseudgifter (hvis ja - hvor meget er bevilget og valuta)
  • Aflønning
    • Antal arbejdstimer
    • Honorar (gives fortrinsvis til udlændinge eller kunstnerisk optræden)
    • Ingen aflønning (vinpåskønnelse)
  • Bevilling, evt. projektnummer (betales af institut/ekstern bevilling)
  • Evt. budget
     

Sekretariatet hjælper dig

På baggrund af de oplysninger, du opgiver i formularen, tager vi kontakt til gæsten og informerer om rejseudgifter og aflønning - og vi journaliserer aftalen i Workzone, som der er krav om.

Spørgsmål? Kontakt dit lokale sekretariat


Kasernen | Katrinebjerg | Nobel 1481 | Nobel 1485