BEMÆRK: Skal en gæst bosat i udlandet have overført penge til en dansk NemKonto, så benyt vejledning og formular for gæster med dansk bopæl, som du finder ved at gå tilbage til forsiden.
Her finder du svar på diverse spørgsmål ifm. besøg af eksterne gæster med udenlandsk bopæl, som skal aflønnes og/eller have refunderet rejseudgifter.
Når du har udfyldt formularen (som du vælger ud fra, hvilket sekretariat, du tilhører) med de ønskede oplysninger, tager sekretariatet kontakt til gæsten og sikrer resten af detaljerne. Se i højremargin ►►►
I de nedenstående afsnit kan du finde yderligere og mere detaljerede informationer om processen og se, hvem der gør hvad og har ansvaret for det.
Det er en betingelse, at din afdelingsleder eller bevillingshaver godkender aftalen eller besøget. Når du udfylder formularen, beder vi dig derfor vedhæfte evt. mail eller andet, hvor aftalen er godkendt. Husk at informere din afdelingsleder om alle relevante udgifter forbundet med aftalen (skal rejse fra/til, skal have x antal overnatninger etc.).
Er aftalen relateret til et thesis seminar, udfyldes formularen til budgetoversigten og læs retningslinjerne, inden du udfylder budgetskemaet.
Du finder hele rammeaftalen her.
►►► VIP sikrer, at en afdelingsleder/bevillingshaver skriftligt har godkendt aftalen.
Det er en betingelse, at vi har en beskrivelse af aftalen, et program eller lignende med den eksterne gæst. Når du udfylder formularen, beder vi dig derfor vedhæfte evt. mail med anledning, hvor en beskrivelse af aftalen fremgår. Det er vigtigt, at du som ansvarlig har husket at tage stilling til alle potentielle udgifter ifm. aftalen (transport etc.).
►►► VIP sikrer, at der foreligger et program og/eller beskrivelse af aftalen.
►►► Sekretariatet sender REEX-linket til gæsten, når de har informationer fra VIP via formularen. Efterfølgende kontrolleres i nogle tilfælde gæstens indtastninger i REEX, inden oplysningerne går videre til Rejsegruppen/Lønkontoret.
Det er desværre ikke muligt at donere løn til velgørenhedsorganisationer eller lignende.
Faktura sendes pr. mail til værten med kopi til sekretariatet på følgende adresser:
►►► Sekretariatet tager kontakt til gæsten og informerer om faktureringsoplysninger og sørger dernæst for at få fakturaen igennem til vores IndFak og godkender den her til betaling.
- Fakturaer skal sendes til en af følgende adresser - afhængigt af lokation
- Udenlandske fakturaer skal indeholde følgende informationer:
Ifølge gældende retningslinjer skal godkendelsen af aftalen og evt. programmet journaliseres i Workzone. Sagen vil typisk være en samlesag for hele afdelingen.
►►► Sekretariatet journaliserer aftalen og programmet i Workzone.