Når du skal have besøg af en gæst (kort besøg), skal du nu udfylde den relevante formular nedenfor - og modtager vi de nødvendige oplysninger fra dig i formularen, overtager vi i sekretariatet korrespondancen med din gæst omkring rejse, hotel, rejseudgifter m.m.
Vær opmærksom på, at denne proces kun kan benyttes til gæster på et kort ophold fx i forbindelse med foredrag, gæsteundervisning o.lign. - ikke gæsteforskere med længere ophold.
Får du en gæsteforsker eller en gæste-phd på besøg i længere tid (14 dage eller derover), skal du følge vejledningen på siden her
Værten skal altid oplyse gæstens statsborgerskab.
Denne vejledning beskriver proceduren for at være vært for gæsteforskere eller undervisere, der ikke har dansk statsborgerskab. Som vært er du ansvarlig for at sikre overholdelse af alle trin, før der udsendes en invitation. For yderligere oplysninger om dette krav, se Background screening on visiting scholars - Aarhus University.
Bekræft statsborgerskab
Bed gæsten om at angive sit statsborgerskab(er). Dette trin er obligatorisk for alle gæster, uanset om de har bopæl i Danmark eller i udlandet.
Afgør behovet for baggrundsscreening
Hvis gæsten ikke har statsborgerskab fra et URIS-land, kræves der ikke baggrundsscreening, og du kan fortsætte til trin 2. Værten får aftalen godkendt af AL
Hvis gæsten har statsborgerskab fra et URIS-land (p.t. Kina, Rusland eller Iran), er en baggrundsscreening obligatorisk. Fortsæt til Baggrundsscreening for gæster med statsborgerskab fra et URIS-land.
Baggrundsscreening for gæster med statsborgerskab fra et URIS-land
Såfremt gæsten har statsborgerskab i Kina, Rusland eller Iran, er det dit ansvar at indhente følgende baggrundsdokumentation fra gæsten, til screeningsprocessen:
Dernæst skal du udfylde del 1 af dette skema og sende det til: AU BSO (Background Screening Office) backgroundscreening@au.dk.
Afvent resultaterne af URIS-screeningen, før du fortsætter.
Bemærk: Der må ikke udstedes en invitation, før screeningsprocessen er gennemført, og institutlederen har taget en beslutning.
Hvis institutlederen godkender gæsten, går værten videre til trin 2. Værten får aftalen godkendt af AL.
Hvis institutlederen ikke godkender gæsten, skal værten give gæsten besked om, at invitationen ikke kan udstedes og processen afsluttes.
Vi beder dig derfor om at gøre følgende:
Mange tak for dit samarbejde.
Denne proces skal benyttes til gæster på et kort ophold fx i forbindelse med foredrag, gæsteundervisning, opponenter o.lign. - ikke gæsteforskere med længere ophold.
Se denne tjekliste for de informationer, du skal have klar, inden du udfylder en af formularerne.
Sekretariatet hjælper dig
På baggrund af de oplysninger, du opgiver i formularen, tager vi kontakt til gæsten og informerer om rejseudgifter og aflønning - og vi journaliserer aftalen i Workzone, som der er krav om.