Besøg og aflønning af eksterne gæsteforelæsere

Læs dette grundigt, før du går i gang

Vi har gjort det lettere for VIP


Når du skal have besøg af en gæsteforelæser (kort besøg), skal du nu blot udfylde den relevante formular - og modtager vi de nødvendige oplysninger fra dig i formularen, overtager vi i sekretariatet korrespondancen med din gæst omkring rejse, hotel, rejseudgifter m.m.

Vær opmærksom på, at denne proces kun kan benyttes til gæsteforelæsere på et kort ophold fx i forbindelse med foredrag, gæsteundervisning o.lign. - ikke gæsteforskere med længere ophold. 


Vi beder derfor om at gøre følgende:

  1. Allerførst: Gennemgå tjeklisten herunder.
  2. Sikr dig, at du har indhentet den nødvendige dokumentation (en godkendelse fra afdelingsleder eller projekthaver på ekstern bevilling samt et program/aftale for gæsten).
  3. Vær allerede nu opmærksom på, om du har at gøre med en gæsteforelæser med dansk eller udenlandsk bopæl, og har du brug for yderligere forklaring på, hvad der skal bruges af informationer, kan du læse den relevante vejledning (blå eller grøn).
  4. Udfyld dernæst formularen (knap nedenfor), så vi har de nødvendige oplysninger om din gæst, hotel, aflønning og arrangement.

Mange tak for dit samarbejde.


Se denne tjekliste!


Denne proces skal benyttes til gæsteforelæsere på et kort ophold fx i forbindelse med foredrag, gæsteundervisning o.lign. - ikke gæsteforskere med længere ophold. 


Se denne tjekliste for de informationer, du skal have klar, inden du udfylder en af formularene.

  • Din leders godkendelse skal vedhæftes
  • Program/aftale/korrespondance vedr. aftale for gæstens besøg skal vedhæftes
  • Gæstens fulde navn, email og bopælsland 
  • Start-/slutdato for arrangementet
  • Evt. booking af hotel (ankomst-/afrejsedato)
  • Evt. rejseudgifter (hvis ja - hvor meget er bevilget og valuta)
  • Aflønning
    • Antal arbejdstimer
    • Honorar (gives fortrinsvis til udlændinge eller kunstnerisk optræden)
    • Ingen aflønning (vinpåskønnelse)
  • Bevilling, evt. projektnummer (betales af institut/ekstern bevilling)
  • Evt. budget
     

Sekretariatet hjælper dig

På baggrund af de oplysninger, du opgiver i formularen, tager vi kontakt til gæsten og informerer om rejseudgifter og aflønning - og vi journaliserer aftalen i Workzone, som der er krav om.