Besøg og aflønning af eksterne gæster (gæsteforelæsere, opponenter m.fl.)

Læs dette grundigt, før du går i gang

Når du skal have besøg af en gæst (kort besøg), skal du nu udfylde den relevante formular nedenfor - og modtager vi de nødvendige oplysninger fra dig i formularen, overtager vi i sekretariatet korrespondancen med din gæst omkring rejse, hotel, rejseudgifter m.m.

Vær opmærksom på, at denne proces kun kan benyttes til gæster på et kort ophold fx i forbindelse med foredrag, gæsteundervisning o.lign. - ikke gæsteforskere med længere ophold.

Vi beder dig derfor om at gøre følgende:

Allerførst: Gennemgå tjeklisten herunder.
Sikr dig, at du har indhentet den nødvendige dokumentation (en godkendelse fra afdelingsleder eller bevillingshaver samt et program/aftale for gæsten).
Vær allerede nu opmærksom på, om du har at gøre med en gæst med dansk eller udenlandsk bopæl, og har du brug for yderligere forklaring på, hvad der skal bruges af informationer, kan du læse den relevante vejledning (blå eller grøn).
Udfyld dernæst formularen nedenfor (som du vælger ud fra, hvilket sekretariat, du tilhører), så vi har de nødvendige oplysninger om din gæst, hotel, aflønning og arrangement.

Mange tak for dit samarbejde.

Se denne tjekliste!

Denne proces skal benyttes til gæster på et kort ophold fx i forbindelse med foredrag, gæsteundervisning, opponenter o.lign. - ikke gæsteforskere med længere ophold.

Se denne tjekliste for de informationer, du skal have klar, inden du udfylder en af formularerne.

Din leders godkendelse skal vedhæftes
Program/aftale/korrespondance vedr. aftale for gæstens besøg skal vedhæftes
Gæstens fulde navn, email og bopælsland
Start-/slutdato for arrangementet
Evt. booking af hotel (ankomst-/afrejsedato)
Evt. rejseudgifter (hvis ja - hvor meget er bevilget og valuta)
Aflønning
- Antal arbejdstimer
- Honorar (gives fortrinsvis til udlændinge eller kunstnerisk optræden)
- Ingen aflønning (vinpåskønnelse)
Bevilling, evt. projektnummer (betales af institut/ekstern bevilling)
Evt. budget

Sekretariatet hjælper dig

På baggrund af de oplysninger, du opgiver i formularen, tager vi kontakt til gæsten og informerer om rejseudgifter og aflønning - og vi journaliserer aftalen i Workzone, som der er krav om.