Udenlandske gæsteforskere, -ph.d. og medarbejdere på IKK
Proces for tilknytning af udenlandsk, ulønnet gæsteforsker/-ph.d. >14 dage
Vejledning til dig som vært
Vejledning til dig, der som vært, er ved at indgå en aftale med en udenlandsk, ulønnet, ikke-ansat gæsteforsker, ikke-indskrevet gæste-ph.d. eller forsker på et mindre AUFF-stipendium eller en anden mindre bevilling uden AU-administreret løn på et længerevarende ophold (mere end 14 dage).
Når du er ved at indgå en aftale med en udenlandsk gæsteforsker, er det vigtigt, at du
- allerede tidligt i aftalefasen tager kontakt til International Staff Office (ISO)/Guest Researcher Support, som kan hjælpe både dig og gæsteforskeren med diverse spørgsmål eller usikkerheder ift. til arbejds- og opholdstilladelse samt andre mobilitetsspørgsmål.
- samtidigt informerer dit lokale sekretariat og forskningskonsulenten, som sikrer evt. aftaler ifm. deling eller behandling af forsknings- eller persondata er i orden.
Læs nedenfor, hvordan du sikrer dette.
1. Kontakt indledes mellem gæsteforsker og vært
VIP eller bevillingshaver aftaler at indlede et samarbejde med en udenlandsk gæsteforsker/-ph.d.
2. Værten får aftalen godkendt af AL
Aftaler med gæsteforskere/-ph.d. skal altid godkendes af afdelingsleder, der som min. har brug for at
- undersøge, om besøget passer tidsmæssigt, bemandingsmæssigt og pladsmæssigt
- være opmærksom på gæsteforskerens/ph.d.'ens statsborgerskab (visse nationaliteter skal søge om arbejds- og opholdstilladelse i god tid, og der skal eventuelt tages ekstra forholdsregler ift. datasikkerhed vs. statsborgerskab).
Beder gæsteforskeren allerede nu om et invitationsbrev?
3. Værten udfylder ISO's spørgeskema for at få hjælp til gæsteforskerens opholds- og arbejdstilladelse
- VIP/Værten udfylder hurtigst muligt efter godkendelse af aftalen spørgeskema vedr. gæsteforskerens grundoplysninger og aftalebetingelser.
- Dernæst kontakter ISO/Guest Researcher Support gæsteforskeren og opstarter i god tid evt. ansøgning om arbejds- og opholdstilladelse.
Bemærk! Først når ISO's spørgeskema er udfyldt, hjælper ISO gæsten med at søge. Udfyldes det ikke, hjælper ISO ikke. Dette gælder også EU-borgere.
4. Værten informerer det lokale sekretariat og forskningskonsulenten
- Når skemaet til ISO udfyldes, SKAL VIP/vært sikre, at den lokale sekretær informeres. I starten af skemaet kan det lokale sekretariats kontaktinformation indtastes. Se evt. skærmkopi af spørgeskemaet i sektion 3 - gul markering.
- Sekretariatet sender en kort mail til gæsten, så gæsten har en kontaktperson at henvende sig til for praktiske spørgsmål.
- VIP/vært sørger for, at instituttets forskningskonsulent, (Helle Breth Klausen), informeres. Helle hjælper VIP/vært med at sikre, at retningslinjer følges, såfremt der ifm. gæstebesøget skal deles eller behandles forsknings- eller persondata.
5. Velkomstmail og modtagelse på instituttet
- Omkring en måned forud for start sender sekretariatet velkomstmateriale til gæsteforskeren/-ph.d. og sørger for de på forhånd aftalte praktiske detaljer.
- VIP/vært varetager introduktion til netværk og fagmiljø, når gæsteforskeren starter på instituttet.
Værtens skema til ISO
Benyt ISO's spørgeskema for at få hjælp til arbejds- og opholdstilladelse.
Invitationsbreve
Hvem udsteder dem? Hvem underskriver?
Kontaktsekretærer
Disse afdelingssekretærer hjælper med den praktiske del af modtagelsen.
Proces ved ansættelse og modtagelse af udenlandsk medarbejder
Når du som bevillingshaver, VIP eller afdelingsleder skal ansætte en udenlandsk medarbejder, håndteres processen hovedsageligt af Arts HR.
Sådan håndteres en ansættelse og ophold- og arbejdstilladelse af en udenlandsk medarbejder
Ansættelsesproces inkl. ansøgning om opholds- og arbejdstilladelse
Den administrative del af ansættelsesprocessen samt opholds- og arbejdstilladelse håndteres af Arts HR.
- Job slås op
Jody informerer det lokale sekretariat. - Kandidaten tilbydes job
Arts HR informerer kandidaten om International Staff Office (ISO), forskerbeskatning, evt. boligvejledning etc., så kandidaten er bekendt med betingelserne for at bo og arbejde i Danmark. - ISO tager kontakt til kandidaten
ISO informerer om deres services. - Kandidaten modtager kontrakt
Arts HR sender løntilbud, og der indledes forhandling. - Arts HR informerer lokal HR
Når kandidaten har accepteret, informeres Anne Overballe, som informerer det lokale sekretariat. - Sekretariatet opstarter pre-boarding
Sekretariatet sender velkomstmateriale til den nye medarbejder og sørger for de på forhånd aftalte praktiske detaljer.
Onboarding af den udenlandske medarbejder
Introduktion, buddy og modtagelse varetages af værten.
