Din afdelingsleder skal godkende rejsemål, formål og periode for rejsen. Det gælder både inden- og udenlandsrejser. Send en ansøgning til din afdelingsleder, hvor du oplyser rejsemål, formål, periode og rejsebudget, og afvent et OK. Du kan finde standardblanketter til godkendelse af rejseudgifter længere nede på denne side.
Bemærk, at godkendelse af rejser - af såvel økonomiske som klimamæssige hensyn – kræver, at man som minimum deltager med oplæg/paper ved konferencer, eller at der er tale om en nødvendig rejse i forbindelse med indsamling af empiri til et specifikt og for forskningen væsentligt projekt.
Hvis Udenrigsministeriet fraråder rejser til den pågældende destination, kan den ikke godkendes.
Rejser foretaget på eksterne bevillinger eller på særlige delregnskab 1-bevillinger skal godkendes både af din afdelingsleder og projektets AU-økonomiansvarlige (bevillingshaveren eller projektejeren), idet afdelingsleder godkender rejsemål og periode, og bevillingshaver godkender det specifikke formål og budgettet
Ph.d.-studerende skal også indhente godkendelse fra afdelingsleder og skal herudover følge ph.d.-skolens retningslinjer: Find information om ph.d.-skolens regler for rejser og afregning her.
Der er fra d. 1. januar 2024 indført en ny EU-forordning, som betyder, at medarbejdere der rejser på længerevarende udlandsophold over 4 uger, skal have udstedt et tillæg til deres ansættelseskontrakt. Der skal udstedes et tillæg pr. ophold. Tillægget udstedes af HR.
På IKK sørger Anne Overballe og Helle Sindal for at processen igangsættes.
HUSK derfor at melde længerevarende rejser (over 4 uger) til Anne via overballe@cc.au.dk i god tid - senest en måned før afrejse, for at HR kan nå at udstede det ekstra tillæg inden afrejse.
På ph.d.-området håndterer ph.d.-administrationen denne opgave.
Statens og AU’s regler for rejser skal overholdes – også ved rejser i forbindelse med tilskudsfinansierede aktiviteter (forskningsrådsmidler, EU-finansierede projekter o.lign.).
AU’s Rejsepolitik og Udenrigsministeriets rejsevejledninger skal altid følges.
Som AU-medarbejder er du automatisk dækket af en rejseforsikring, når du rejser for AU. Det er ikke et krav at medbringe et fysisk kort for at være dækket af AU’s tjenesterejseforsikring, som administreres af Europæiske ERV, men det kan dog være en god ide at printe og medbringe et kort på rejsen (der udleveres ikke længere fysiske kort).
AU er selvforsikrende, hvilket betyder, at Europæiske i tilfælde af, at der bliver brug for erstatning, vurderer, hvad der kan dækkes, mens instituttet dækker udgiften.
Regler for studerendes brug af tjenestebiler samt cykler til rådighed for medarbejdere.
Læs om nogle gode råd og input til dig, der gerne vil rejse så grønt som muligt.
Læs om AU's Grønne Guide: Transport
Rejser bestilles gennem rejsebureauet Carlson Wagonlit Travel (CWT) eller direkte ved flyselskabet. Du må ikke booke rejser via andre rejsebureauer eller rejsesøgemaskiner som fx Momondo eller Flybillet.dk.
Kontakt AU’s Rejsegruppe via rejser@au.dk eller find en medarbejder fra Rejsegruppen her. Rejsebureauet, CWT, kan kontaktes på telefon 3363 7744 eller au.dk@contact.cwt.com
Læs om rejsebestilling og udgiftsafregninger.
Rejser afregnes i RejsUd. Hvis udgiften skal dækkes af instituttet, skal du ved afregning kontere med følgende numre:
Følg dette link for at læse om kontering på Arts
Er en rejse finansieret af eksterne midler eller særlige delregnskab 1-projekter, eller er du ph.d.-studerende, skal det konkrete projektnummer angives under Sag. Kontakt bevillingshaver eller din afdelingssekretær, ph.d.-administrator eller projektcontroller for nærmere information. Se standardblanket for godkendelse under Blanketter på denne side.
Når du skal have dækket dine udgifter til måltider, skelnes der mellem to typer af tjenesterejser:
IKK giver ikke time-dagpenge ved længerevarende rejser. 'Længerevarende' betragtes som over 14 dage. Institutleder kan i særlige tilfælde - efter begrundet ansøgning - dispensere herfra. Evt. dispensation gives kun ved ekstern finansiering.
Hvis bilaget ikke er opdelt i overnatning og bespisning (og AU ikke står som køber), kan AU ikke få momsfradrag. Du skal derfor kontakte hotellet og få en ny faktura for at kunne færdiggøre afregningen.
OBS: Når du afregner hotelovernatninger, så vær opmærksom på de aktuelle satser for hoteldispositionsbeløb og begrund evt. overskridelse.
Følgende medarbejdere har en forskningsrejsebevilling ved instituttet:
Fakultetsfinansierede ph.d.-studerende med ansættelse på Arts får stillet i alt kr. 40.000 til rådighed i løbet af ph.d.-indskrivningen.
Det er den enkelte medarbejders eget ansvar at føre regnskab over de midler, der stilles til rådighed.
Det anbefales, at du anskaffer dig et AU-kreditkort i god tid, inden du skal rejse.
Husk at overholde de gældende indkøbsaftaler samt regler for repræsentation og forplejning. Alt brug af institutmidler skal godkendes skriftligt af din leder.
Se mere info om kreditkort og find blanket til bestilling af kreditkort her.
Kreditkortet bliver sendt til din hjemmeadresse.
Skal du have besøg af en gæst eller gæsteforelæser, så kontakt dit lokale sekretariat eller læs mere om rejser ifm. gæstebesøg her.
Gæsteforelæsere og andre internationale gæster bestiller og lægger som absolut hovedregel selv ud for deres rejse, da dette sikrer, at det er den rejsende, der modtager besked om ændringer m.v. Vi tilbyder at refundere udlægget med det samme, såfremt de sender kvittering(er) og udfyldt rejseafregningsblanket til det lokale sekretariat. Rejser, som skal refunderes af AU, skal altid bestilles direkte ved flyselskabet og skal være en økonomibillet. Rejse- eller afbestillingsforsikringer kan ikke refunderes.