Din afdelingsleder skal godkende rejsemål, formål og periode for rejsen. Det gælder både inden- og udenlandsrejser. Send en ansøgning til din afdelingsleder, hvor du oplyser rejsemål, formål, periode og rejsebudget, og afvent et OK. Du kan finde standardblanketter til godkendelse af rejseudgifter længere nede på denne side.
Hvis Udenrigsministeriet fraråder rejser til den pågældende destination, kan den ikke godkendes.
Rejser foretaget på eksterne bevillinger eller på særlige delregnskab 1-bevillinger skal godkendes både af din afdelingsleder og projektets AU-økonomiansvarlige (bevillingshaveren eller projektejeren).
Er en rejse finansieret af eksterne midler, eller er du ph.d.-studerende, anvendes andre sagsopgaver og -numre. Kontakt bevillingshaver eller din afdelingssekretær, ph.d.-administrator eller projektøkonom for nærmere information. Se standardblanket for godkendelse længere nede på denne side.
Ph.d.’er skal følge ph.d.-skolens retningslinjer: Find information om ph.d.-skolens regler for rejser og afregning her.
Statens og AU’s regler for rejser skal overholdes – også ved rejser i forbindelse med tilskudsfinansierede aktiviteter (forskningsrådsmidler, EU-finansierede projekter e.l.).
AU’s Rejsepolitik og Udenrigsministeriets rejsevejledninger skal altid følges.
Som AU-medarbejder er du automatisk dækket af en rejseforsikring, når du rejser for AU. Det er ikke et krav at medbringe et fysisk kort for at være dækket af AU’s tjenesterejseforsikring, som administreres af Europæiske ERV, men det kan dog være en god ide at printe og medbringe et kort på rejsen (der udleveres ikke længere fysiske kort).
Regler for studerendes brug af tjenestebiler samt cykler til rådighed for medarbejdere.
Læs om nogle gode råd og input til dig, der gerne vil rejse så grønt som muligt.
Læs om AU's Grønne Guide: Transport
Rejser bestilles gennem rejsebureauet Carlson Wagonlit Travel (CWT) eller direkte ved flyselskabet. Du må ikke booke rejser via andre rejsebureauer eller rejsesøgemaskiner som fx Momondo eller Flybillet.dk.
Kontakt AU’s Rejsegruppe via rejser@au.dk eller find en medarbejder fra Rejsegruppen her. Rejsebureauet, CWT, kan kontaktes på telefon 3363 7744 eller au.dk@contact.cwt.com
Læs om rejsebestilling og udgiftsafregninger.
Rejser afregnes i RejsUd. Hvis udgiften skal dækkes af instituttet, skal du ved afregning kontere med følgende numre:
Når du skal have dækket dine udgifter til måltider, skelnes der mellem to typer af tjenesterejser:
IKK giver ikke time-dagpenge ved længerevarende rejser. 'Længerevarende' betragtes som over 14 dage. Institutleder kan i særlige tilfælde - efter begrundet ansøgning - dispensere herfra. Evt. dispensation gives kun ved ekstern finansiering.
Hvis bilaget ikke er opdelt i overnatning og bespisning (og AU ikke står som køber), kan AU ikke få momsfradrag. Du skal derfor kontakte hotellet og få en ny faktura for at kunne færdiggøre afregningen.
OBS: Når du afregner hotelovernatninger, så vær opmærksom på de aktuelle satser for hoteldispositionsbeløb og begrund evt. overskridelse.
Følgende medarbejdere har en forskningsrejsebevilling ved instituttet:
Fakultetsfinansierede ph.d.-studerende med ansættelse på Arts får stillet i alt kr. 40.000 til rådighed i løbet af ph.d.-indskrivningen.
Det er den enkelte medarbejders eget ansvar at føre regnskab over de midler, der stilles til rådighed.
Det anbefales, at du anskaffer dig et AU-kreditkort i god tid, inden du skal rejse.
Husk at overholde de gældende indkøbsaftaler samt regler for repræsentation og forplejning. Alt brug af institutmidler skal godkendes skriftligt af din leder.
Se mere info om kreditkort og find blanket til bestilling af kreditkort her.
Kreditkortet bliver sendt til din hjemmeadresse.
Skal du have besøg af en gæst eller gæsteforelæser, så kontakt dit lokale sekretariat eller læs mere om rejser ifm. gæstebesøg her.