På IKK skal alle indkøb være godkendt af afdelingsleder, sekretariatsleder, institutleder eller ekstern bevillingshaver.
Alle indkøb skal desuden altid overholde de gældende indkøbsaftaler. Indkøbsaftaler gælder, uanset om der faktureres direkte til Aarhus Universitet, eller om du selv betaler i første omgang og efterfølgende får dit udlæg refunderet.
Der er snævre rammer for udgifter for repræsentation og forplejning ved interne møder.
Ved eksterne bevillinger skal AU’s indkøbspolitik og regler for forplejning og repræsentation ligeledes overholdes.
Se denne side om arrangementer på IKK.
Instituttet stiller en arbejdsplads til din rådighed med standard it-udstyr, og på AU og IKK bruger vi primært Teams-telefoni. Har du brug for anskaffelser, skal du kontakte din afdelingssekretær, som kan vejlede dig ift. gældende regler.
Orienter dig om IKK's retningslinjer for indkøb af IT-udstyr og telefoner
Alle medarbejdere bliver ved starten af ansættelsen oprettet i afregningssystemet RejsUd.
Hvis du foretager indkøb (herunder rejser) ved selv at lægge ud eller ved brug af AU-kreditkort, skal der efterfølgende afregnes i RejsUd.
Kreditkorttransaktioner skal afregnes løbende og gerne inden for 14 dage.
Det er hensigtsmæssigt at samle alle udgifter i forbindelse med en rejse i én afregning, bortset fra selve flybilletten og eventuelt forudbetalte ydelser, som ofte bestilles flere måneder i forvejen.
Der er på Arts sat en grænse på 90 dage for afregning. Overskrides denne, får man en kort frist, hvorefter der foretages løntræk. Ved gentagne overskridelser lukkes kreditkortet. Udgifter skal afregnes i det regnskabsår, de hører til, så sidst på året er fristerne kortere.
Betaling af fakturaer foregår via AU's elektronisk faktureringssystem (IndFak2).
Ved indkøb fra danske virksomheder modtager AU kun elektroniske fakturaer via EAN.
Når du foretager et indkøb, skal du derfor bede leverandøren om at sende regningen til:
Fakturaen vil derefter gå til den rigtige person i AU's fakturahåndteringssystem IndFak2. Samtidig med bestillingen bedes du orientere afdelingssekretæren via mail.
Fakturering fra udenlandske leverandører aftales med din afdelingssekretær.
Når du i arbejdssammenhæng tager gæster med ud at spise og regningen bliver på mere end kr. 3000, skal der om muligt foreligge en faktura udstedt til Aarhus Universitet, så vi kan få refunderet momsbeløbet. Det er ikke længere tilstrækkeligt med dokumentation i form af en bon eller anden kvittering.
Ved restaurantbesøg med en forventet betaling på mere end 3000 kr. anbefales det derfor, at du i forbindelse med bordreservation aftaler at regningen sendes via instituttets EAN nr. fremfor betaling med AU's kreditkort.
Spørg evt. din lokale afdelingssekretær til råds, de er informeret om de nye afregningsregler.