Besøg af ekstern gæst med DANSK bopæl

Information om processen

Her finder du svar på diverse spørgsmål ifm. besøg af eksterne gæster med dansk bopæl, som skal aflønnes og/eller have refunderet rejseudgifter.

Når du har udfyldt formularen (som du vælger ud fra, hvilket sekretariat, du tilhører) med de ønskede oplysninger, tager sekretariatet kontakt til gæsten og sikrer resten af detaljerne.

I de nedenstående afsnit kan du finde yderligere og mere detaljerede informationer om processen og se, hvem der gør hvad og har ansvaret for det.

Skriftlig godkendelse af besøget/aftalen

Det er en betingelse, at din afdelingsleder eller bevillingshaver godkender aftalen eller besøget. Når du udfylder formularen, beder vi dig derfor vedhæfte evt. mail eller andet, hvor aftalen er godkendt. Husk at informere din afdelingsleder om alle relevante udgifter forbundet med aftalen (skal rejse fra/til, skal have x antal overnatninger etc.).

Er aftalen relateret til et thesis seminar, udfyldes formularen til budgetoversigten og læs retningslinjerne, inden du udfylder budgetskemaet.

Du finder hele rammeaftalen her.

►►► VIP sikrer, at en afdelingsleder/bevillingshaver skriftligt har godkendt aftalen.

Program eller en beskrivelse af aftalen/arrangementet

Det er en betingelse, at vi har en beskrivelse af aftalen, et program eller lignende med den eksterne gæst. Når du udfylder formularen, beder vi dig derfor vedhæfte evt. mail med anledning, hvor en beskrivelse af aftalen fremgår. Det er vigtigt, at du som ansvarlig har husket at tage stilling til alle potentielle udgifter ifm. aftalen (transport etc.).

►►► VIP sikrer, at der foreligger et program og/eller beskrivelse af aftalen.

Rejser

Gæsten skal selv booke rejsen, udfylde og sende en tjenesterejseblanket inkl. kvitteringer til en af følgende postkasser.
Flyrejser skal bookes direkte ved et flyselskab - og der må ikke benyttes et rejsebureau.
AU dækker kun rejser på standard/økonomiklasse og aldrig rejseforsikringer.
Der skal som udgangspunkt altid benyttes offentlige transportmidler. Taxa bør kun benyttes ifm. transport over kortere afstande, og hvor offentlige transportmidler er særligt belastende fx, hvis en rejse starter meget tidligt, slutter meget sent eller varigheden forlænges markant.
Rejseudgifter er uden moms. Kvitteringer for udlæg skal følge med afregning.

►►► Sekretariatet sender tjenesterejseblanketten og beder gæsten om at udfylde denne.

Udregning af arbejdstimer

Arbejdstimer anvises som hidtil af sekretariatet i timelønsystemet.

Der gives typisk for 2 eller 3 kontakttimer x 3,5 (omregningsfaktor) = 7 el. 10,50 arbejdstimer.

Se HRs oversigt over lønsatser

►►► Sekretariatet sender arbejdstimeblanket og beder gæsten om at udfylde denne.

Kunstnerhonorar og beskatning

I langt de fleste tilfælde aflønnes der med arbejdstimer. Nedenstående eksempler udbetales (inkl. feriepenge) som B-indkomst

Oversættelse /redigering af tekstmateriale/korrekturlæsning
Kunstnerisk udsmykning
Underholdning ved særlige lejligheder mv., fx skuespillere og musikere
Ulempegodtgørelse til forsøgspersoner
Tolke, tegnere og fotografer

►►► Sekretariatet sender honorarblanket og beder gæsten om at udfylde denne.

Donationer (i stedet for løn)

Det er desværre ikke muligt at donere løn til velgørenhedsorganisationer eller lignende.

Fakturering via gæstens eget firma

CVR-registreret firma

Hvis gæsten har et CVR-registreret firma, kan der sendes en elektronisk faktura via EAN-nr. 5798000418363.
Beløbet er arbejdstimer x aktuel timenorm.
Eks.: 3 kontakttimer x 3,5 omregningsfaktor = 10,50 arbejdstimer x timenorm = XX beløb (ex. moms)
Rejseudgifter er uden moms, og gæsten skal huske at vedhæfte kvitteringer.

Faktura

Den elektroniske faktura sendes via et scan-in bureau fx VIRK.dk - EAN-nr. 5798000418363
Fakturaer skal sendes til en af følgende adresser - afhængigt af lokation.
Fakturaer skal altid påføres AU's CVR-nr.: 31 11 91 03

►►► Sekretariatet informerer gæsten om betalingsmetoder.

Journalisering i Workzone

Ifølge gældende retningslinjer skal godkendelsen af aftalen og evt. programmet journaliseres i Workzone. Sagen vil typisk være en samlesag for hele afdelingen.